Online-Terminbuchung für die Therapiepraxis: Welche Daten brauchen Sie wirklich?
Erstgespräch und Folgetermin brauchen verschiedene Buchungen. Ein kommentiertes Musterformular mit Feld, Zweck und Pflicht, der Umgang mit dem Freitextfeld, Bestätigung, Erinnerung und Absage, und eine Prüfliste für die eigene Buchungsseite.
Von Christian Glatz · Veröffentlicht: Juli 2026
Eine Buchungsseite spart Telefonate und Mailschleifen, und Klient:innen buchen gern abends. In einer Therapiepraxis ist die Sache heikler als im Friseursalon, weil schon die Buchung ein Gesundheitsdatum ist. Dieser Artikel beantwortet die Frage, welche Daten Sie dafür wirklich brauchen: getrennt für das Erstgespräch und für Folgetermine, mit einem kommentierten Musterformular und den zwei Abläufen, die daraus entstehen.
Die Buchung selbst ist ein Gesundheitsdatum
Bei Datenschutz denkt man an Inhalte: Diagnosen, Sitzungsnotizen, Befunde. Im Buchungsformular steht davon nichts. Trotzdem gilt Art. 9 DSGVO, die besonderen Kategorien personenbezogener Daten, denn die Information, dass eine bestimmte Person einen Termin bei einer Psychotherapeut:in wünscht, sagt etwas über ihre Gesundheit. Name, Praxis, Datum genügen.
Dazu kommt die Verschwiegenheitspflicht nach § 45 PThG 2024. Sie gilt gegenüber Dritten, und der Anbieter eines Buchungswerkzeugs ist ein Dritter. Er muss als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO eingebunden sein, in der EU verarbeiten und darf im Formular keine Analyse- oder Werbeskripte laufen lassen, die Daten an andere abfließen lassen. Das sind die Mindestbedingungen; sie gelten für jedes Werkzeug, auch für das eingebaute Ihrer Praxissoftware.
Erstgespräch und Folgetermin sind zwei verschiedene Buchungen
Der wichtigste Gedanke dieses Artikels: Es gibt nicht „die Buchung". Beim Erstgespräch kennen Sie die Person nicht. Sie brauchen ein paar Angaben, um zu entscheiden, ob und wann Sie sie sehen, und einen Weg, kurzfristig zu erreichen. Beim Folgetermin kennen Sie die Person längst; alles, was Sie brauchen, steht in der Akte. Ein Formular, das bei beiden dasselbe abfragt, erhebt beim Folgetermin Daten, die Sie schon haben, und beim Erstgespräch oft zu viel.
Daraus folgen zwei Abläufe.
Ablauf 1, neue Person: Sie wählt auf der Buchungsseite ein Erstgespräch und einen freien Termin, gibt Name, E-Mail und Telefonnummer an, dazu höchstens eine kurze Nachricht zur Terminorganisation. Die Anfrage landet bei Ihnen, Sie bestätigen oder lehnen ab, die Person bekommt eine Bestätigung mit Kalendereinladung. Sie behalten die Kontrolle darüber, wer einen Platz bekommt.
Ablauf 2, bekannte Person: Sie bekommt nach dem Erstgespräch einen persönlichen Buchungscode, in CuraDesk vier Wörter. Damit reserviert sie Folgetermine in den freigegebenen Zeiten selbst, ohne Formular und ohne Rückfrage; die Bestätigung mit Kalendereinladung geht sofort hinaus, absagen kann sie bis 48 Stunden vorher über einen Link. Ob Folgetermine automatisch bestätigt werden, entscheiden Sie je Praxis.
Das Musterformular für das Erstgespräch
| Feld | Zweck | Erforderlich? |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Terminvergabe, Anrede in der Bestätigung | Ja |
| E-Mail-Adresse | Bestätigung, Kalendereinladung, Absagelink | Ja |
| Telefonnummer | Kurzfristige Absagen, Rückruf bei Unklarheiten | Ja für Erstgespräche, sonst nicht |
| Gewünschte Leistung | Dauer und Honorar des Termins | Ja, als Auswahl |
| Gewünschter Termin | Der Zweck der Seite | Ja, als Auswahl |
| Standort oder Video | Nur wenn Sie mehrere anbieten | Ja, als Auswahl |
| Kurze Nachricht | Terminorganisation, etwa „nur vormittags möglich" | Optional, oder Pflicht mit enger Beschriftung |
| Geburtsdatum, Versicherung, SV-Nummer | Für die Terminvergabe nicht nötig | Nein, erst in der Akte |
| Beschwerden, Diagnosen, Medikamente, Vorbehandlungen | Gehören ins Gespräch | Nein |
Der Maßstab ist die Erforderlichkeit für die Terminvergabe, nicht das, was Sie ohnehin gern vorab wüssten. Was Sie inhaltlich brauchen, klären Sie im Erstgespräch.
Das Freitextfeld
Ein offenes Feld mit der Überschrift „Ihr Anliegen" ist gut gemeint und die häufigste Schwachstelle, weil Menschen dort erfahrungsgemäß sehr persönliche Dinge hineinschreiben, und zwar bevor irgendeine Beziehung besteht und über einen Kanal, dessen Sicherheit sie nicht kennen. Drei Möglichkeiten, von der sparsamsten aufwärts:
- Kein Feld. Alles Weitere klären Sie am Telefon oder im Erstgespräch.
- Ein Feld mit enger Beschriftung, etwa „Anmerkungen zur Terminorganisation", mit dem Hinweis, dass keine gesundheitlichen Angaben nötig sind.
- Ein Pflichtfeld nur für Erstgespräche, wenn Sie eine kurze Einordnung wollen, etwa „Worum geht es in einem Satz?", und Sie sicher sind, dass die Antwort verschlüsselt bei Ihnen landet.
In CuraDesk stellen Sie das je Praxis ein: ob das Feld erscheint, wie es beschriftet ist und ob es für Erstgespräche Pflicht ist. Bei Folgeterminen mit Buchungscode gibt es kein Formular.
Bestätigung, Erinnerung, Absage
Die Bestätigung enthält Datum, Uhrzeit, Ort oder Videolink und eine Kalendereinladung. Sie ist Teil der Terminvergabe und braucht keine eigene Einwilligung.
Die Erinnerung einen oder zwei Tage vorher ist eine eigene Verarbeitung. Fragen Sie im Erstgespräch, ob und auf welchem Weg Erinnerungen erwünscht sind, und halten Sie die Antwort in der Akte fest. Achten Sie auf den Inhalt: „Erinnerung an Ihren Termin morgen um 14 Uhr" ist unbedenklich; ein Absender mit „Psychotherapie" im Namen auf einem Sperrbildschirm ist es nicht in jedem Haushalt.
Die Absage sollte die Person selbst erledigen können, über einen Link in der Bestätigung, bis zu einer Frist, die zu Ihrer Ausfallregelung passt. Das senkt kurzfristige Ausfälle und entschärft die Frage nach dem Ausfallhonorar.
Die eigene Buchungsseite prüfen
Nehmen Sie Ihre Buchungsseite und gehen Sie die Punkte durch, als wären Sie eine Klientin:
- AV-Vertrag mit dem Anbieter vorhanden, Verarbeitung in der EU
- Kein Tracking, kein Werbeskript auf der Buchungsseite (im Browser mit den Entwicklerwerkzeugen unter „Netzwerk" sichtbar)
- Erstgespräch und Folgetermin sind zwei Wege, Folgetermine kommen ohne Formular aus
- Das Formular fragt nur Name, Kontakt, Leistung und Termin ab
- Das Freitextfeld fehlt, ist eng beschriftet oder nur für Erstgespräche Pflicht
- Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO ist auf der Seite verlinkt
- Erinnerungen nur nach Absprache, Inhalt neutral
- Absagelink in der Bestätigung, Frist passend zur Ausfallregelung
- Das Buchungswerkzeug steht im Verarbeitungsverzeichnis, die Löschfristen sind geklärt
Quellen
- DSGVO, Art. 9 (besondere Kategorien), Art. 13 (Information) und Art. 28 (Auftragsverarbeitung): eur-lex.europa.eu
- Psychotherapiegesetz 2024, § 45 (Verschwiegenheitspflicht): RIS
- Österreichische Datenschutzbehörde: dsb.gv.at
- Grundlagen zu den Formalpflichten der Praxis: Datenschutz in der psychotherapeutischen Praxis
Stand: September 2026. Dieser Artikel ist eine fachliche Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.
Sehen Sie sich an, wie Erstgesprächsanfragen und Folgebuchungen in CuraDesk ablaufen: Die Buchungsseite ist eingebaut, läuft auf demselben Server in Deutschland wie der Rest und lässt sich in die eigene Website einbetten. In der Live-Demo sehen Sie die Buchungsanfragen mit Beispieldaten, auf der Seite Termine & Video beide Abläufe im Detail.