Online-Terminbuchung für die Therapiepraxis: Welche Daten brauchen Sie wirklich?
Welche Angaben für Erstgespräche und Folgetermine nötig sind, wie Sie Freitextfelder begrenzen und Bestätigungen, Erinnerungen und Absagen gestalten. Mit Musterformular und Prüfliste.
Von Christian Glatz · Veröffentlicht: Juli 2026
Eine Buchungsseite erleichtert die Terminvereinbarung und ermöglicht Anfragen auch außerhalb der Praxiszeiten. In einer Therapiepraxis ist dabei besondere Sorgfalt nötig, weil bereits die Buchung Rückschlüsse auf die Gesundheit einer Person zulassen kann. Dieser Artikel beantwortet die Frage, welche Daten Sie dafür wirklich brauchen: getrennt für das Erstgespräch und für Folgetermine, mit einem kommentierten Musterformular und den zwei Abläufen, die daraus entstehen.
Die Buchung selbst ist ein Gesundheitsdatum
Bei Datenschutz denkt man an Inhalte: Diagnosen, Sitzungsnotizen, Befunde. Im Buchungsformular steht davon nichts. Trotzdem ist Art. 9 DSGVO über besondere Kategorien personenbezogener Daten zu beachten: Schon der Wunsch nach einem Termin bei einer Psychotherapeut:in kann Rückschlüsse auf die Gesundheit zulassen. Name, Praxis, Datum genügen.
Dazu kommt die Verschwiegenheitspflicht nach § 45 PThG 2024. Sie gilt gegenüber Dritten, und der Anbieter eines Buchungswerkzeugs ist ein Dritter. Verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, muss er nach Art. 28 DSGVO eingebunden sein. Prüfen Sie Speicherorte, Unterauftragsverarbeiter und mögliche Drittlandübermittlungen. Ein EU-Standort ist ein wichtiges Auswahlkriterium, ersetzt aber nicht die Prüfung der tatsächlichen Verarbeitung. Analyse- oder Werbeskripte dürfen sensible Formularangaben nicht unkontrolliert an Dritte übermitteln.
Erstgespräch und Folgetermin sind zwei verschiedene Buchungen
Beim Erstgespräch kennen Sie die Person noch nicht. Sie brauchen einige Angaben, um die Anfrage zu bearbeiten, und eine Kontaktmöglichkeit, um die Person bei Bedarf kurzfristig zu erreichen. Beim Folgetermin kennen Sie die Person längst. Alles, was Sie brauchen, steht in der Akte. Ein Formular, das bei beiden dasselbe abfragt, erhebt beim Folgetermin Daten, die Sie schon haben, und beim Erstgespräch oft zu viel.
Daraus folgen zwei Abläufe.
Ablauf 1, neue Person: Sie wählt auf der Buchungsseite ein Erstgespräch und einen freien Termin, gibt Name, E-Mail und Telefonnummer an, dazu höchstens eine kurze Nachricht zur Terminorganisation. Die Anfrage landet bei Ihnen, Sie bestätigen oder lehnen ab, die Person bekommt eine Bestätigung mit Kalendereinladung. Sie behalten die Kontrolle darüber, wer einen Platz bekommt.
Ablauf 2, bekannte Person: Sie wählt auf der Buchungsseite „Folgetermin“ und gibt Name, E-Mail und Sozialversicherungsnummer an. Stimmen E-Mail-Adresse und Sozialversicherungsnummer mit der Akte überein, wird der Termin direkt zugeordnet. Die Bestätigung mit Kalendereinladung wird sofort verschickt. Über einen Link kann die Person den Termin bis 48 Stunden vorher absagen. Ob Folgetermine automatisch bestätigt werden, legen Sie in den Praxiseinstellungen fest.
Das Musterformular für das Erstgespräch
| Feld | Zweck | Erforderlich? |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname | Terminvergabe, Anrede in der Bestätigung | Ja |
| E-Mail-Adresse | Bestätigung, Kalendereinladung, Absagelink | Ja |
| Telefonnummer | Kurzfristige Absagen, Rückruf bei Unklarheiten | Ja für Erstgespräche, sonst nicht |
| Gewünschte Leistung | Dauer und Honorar des Termins | Ja, als Auswahl |
| Gewünschter Termin | Der Zweck der Seite | Ja, als Auswahl |
| Standort oder Video | Nur wenn Sie mehrere anbieten | Ja, als Auswahl |
| Kurze Nachricht | Terminorganisation, etwa „nur vormittags möglich“ | Optional, oder Pflicht mit enger Beschriftung |
| Geburtsdatum, Versicherung, SV-Nummer | Für die Terminvergabe nicht nötig | Nein, erst in der Akte |
| Beschwerden, Diagnosen, Medikamente, Vorbehandlungen | Gehören ins Gespräch | Nein |
Der Maßstab ist die Erforderlichkeit für die Terminvergabe, nicht das, was Sie ohnehin gern vorab wüssten. Was Sie inhaltlich brauchen, klären Sie im Erstgespräch.
Das Freitextfeld
Ein offenes Feld mit der Überschrift „Ihr Anliegen“ kann dazu führen, dass Menschen schon bei der Anfrage persönliche Gesundheitsinformationen angeben. Dafür ist der sichere Übertragungsweg besonders wichtig. Sie können das Formular auf drei Arten gestalten:
- Kein Feld. Alles Weitere klären Sie am Telefon oder im Erstgespräch.
- Ein Feld mit enger Beschriftung, etwa „Anmerkungen zur Terminorganisation“, mit dem Hinweis, dass keine gesundheitlichen Angaben nötig sind.
- Ein Pflichtfeld nur für Erstgespräche, wenn Sie eine kurze Einordnung wollen, etwa „Worum geht es in einem Satz?“, und Sie sicher sind, dass die Antwort verschlüsselt bei Ihnen landet.
In den Praxiseinstellungen von CuraDesk legen Sie fest, ob das Feld erscheint, wie es beschriftet ist und ob es für Erstgespräche verpflichtend ist. Bei Folgeterminen erfolgt die Zuordnung über E-Mail-Adresse und Sozialversicherungsnummer. Das ausführliche Erstgesprächsformular entfällt.
Bestätigung, Erinnerung, Absage
Die Bestätigung enthält Datum, Uhrzeit, Ort oder Videolink und eine Kalendereinladung. Sie ist Teil der Terminvergabe.
Die Erinnerung einen oder zwei Tage vorher ist eine eigene Verarbeitung. Fragen Sie im Erstgespräch, ob und auf welchem Weg Erinnerungen erwünscht sind, und halten Sie die Antwort in der Akte fest. Halten Sie den Inhalt möglichst neutral, etwa „Erinnerung an Ihren Termin morgen um 14 Uhr“. Beachten Sie auch den Absendernamen: Steht dort „Psychotherapie“, kann bereits die Vorschau auf dem Sperrbildschirm sensible Informationen offenlegen.
Die Absage sollte die Person selbst erledigen können, über einen Link in der Bestätigung, bis zu einer Frist, die zu Ihrer Ausfallregelung passt. Das senkt kurzfristige Ausfälle und entschärft die Frage nach dem Ausfallhonorar.
Die eigene Buchungsseite prüfen
Öffnen Sie Ihre Buchungsseite aus Sicht einer Klient:in und prüfen Sie folgende Punkte:
- AV-Vertrag mit dem Anbieter vorhanden, Verarbeitung in der EU
- Kein Tracking, kein Werbeskript auf der Buchungsseite (im Browser mit den Entwicklerwerkzeugen unter „Netzwerk“ sichtbar)
- Erstgespräch und Folgetermin haben passende Abläufe, Folgetermine kommen ohne ausführliches Erstgesprächsformular aus
- Das Formular fragt nur Name, Kontakt, Leistung und Termin ab
- Das Freitextfeld fehlt, ist eng beschriftet oder nur für Erstgespräche Pflicht
- Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO ist auf der Seite verlinkt
- Erinnerungen nur nach Absprache, Inhalt neutral
- Absagelink in der Bestätigung, Frist passend zur Ausfallregelung
- Das Buchungswerkzeug steht im Verarbeitungsverzeichnis, die Löschfristen sind geklärt
Quellen
- DSGVO, Art. 9 (besondere Kategorien), Art. 13 (Information) und Art. 28 (Auftragsverarbeitung): eur-lex.europa.eu
- Psychotherapiegesetz 2024, § 45 (Verschwiegenheitspflicht): RIS
- Österreichische Datenschutzbehörde: dsb.gv.at
- Umsetzung im Praxisalltag: Datenschutz in der Therapiepraxis umsetzen
Stand: September 2026. Dieser Artikel ist eine fachliche Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.
Sehen Sie sich an, wie Erstgesprächsanfragen und Folgebuchungen in CuraDesk ablaufen: Die Buchungsseite ist eingebaut, läuft auf demselben Server in Deutschland wie der Rest und lässt sich in die eigene Website einbetten. In der Live-Demo sehen Sie die Buchungsanfragen mit Beispieldaten, auf der Seite Termine & Video beide Abläufe im Detail.