Ausfallhonorar in der Psychotherapie: Fristen verständlich vereinbaren und Absagen dokumentieren

Wann ein Ausfallhonorar zulässig ist, wie Sie die Frist mit Uhrzeiten berechnen, welche Ausnahmen gelten, wie Sie Ausfälle dokumentieren und ohne Umsatzsteuer abrechnen. Mit Formulierung für den Behandlungsvertrag und Quellen.

Von Christian Glatz · Veröffentlicht: Juli 2026

Kaum ein Thema in der eigenen Praxis ist so unangenehm wie das Ausfallhonorar. Es berührt Geld, Verbindlichkeit und die Beziehung zur Klient:in auf einmal. Dieser Artikel geht den Weg von der Vereinbarung am Anfang über die Fristberechnung bis zur Honorarnote, mit drei Beispielen mit Uhrzeiten, damit die Frist nicht nur auf dem Papier klar ist.

Die Vereinbarung gehört an den Anfang

Ein Ausfallhonorar ist in Österreich zulässig, entsteht aber nicht von selbst, wenn jemand nicht kommt. Der Verein für Konsumenteninformation und die Ärztekammer für Niederösterreich nennen dieselben Voraussetzungen: Es muss vorab vereinbart sein und die Person darüber aufgeklärt; der Termin muss ohne wichtigen Grund versäumt oder zu spät abgesagt worden sein; verlangt werden kann nur der tatsächliche wirtschaftliche Schaden, wobei Sie sich ersparte Aufwendungen und eine gelungene Nachbesetzung anrechnen lassen müssen; überhöhte Pauschalen gelten als unzulässig.

Die rechtliche Grundlage ist der Behandlungsvertrag: Bleibt die Leistung aus Gründen aus, die bei der Klient:in liegen, behält die Therapeut:in den Entgeltanspruch abzüglich dessen, was sie sich erspart oder anderweitig verdient hat (§ 1155 ABGB für den freien Dienstvertrag, § 1168 ABGB für den Werkvertrag; welche Einordnung für den psychotherapeutischen Behandlungsvertrag gilt, ist in der Rechtsprechung nicht abschließend geklärt). Weil Klient:innen Verbraucher:innen sind, muss die Klausel außerdem klar und verständlich sein (§ 6 Abs. 3 KSchG) und darf nicht gröblich benachteiligen (§ 879 Abs. 3 ABGB).

Praktisch heißt das: Die Vereinbarung steht im Behandlungsvertrag oder in den schriftlichen Praxisinformationen, die die Person zu Beginn bekommt, und sie wird im Erstgespräch angesprochen, zusammen mit Honorar, Frequenz und Verschwiegenheit. Das verlangt auch § 42 PThG 2024, der die „Regelung für die Absage von vereinbarten Terminen" ausdrücklich zu den Aufklärungspflichten zählt. Ein Hinweis, der erst in der Terminerinnerung auftaucht, bindet nicht.

Die Frist berechnen

Die Frist läuft rückwärts vom Terminbeginn. Drei Beispiele mit einer vereinbarten Frist von 24 Stunden:

• Termin Mittwoch, 15:00 Uhr. Die Frist endet Dienstag um 15:00 Uhr. Eine Absage am Dienstag um 19:30 Uhr liegt innerhalb der Frist, das Ausfallhonorar wird fällig. Eine Absage am Dienstag um 11:00 Uhr ist rechtzeitig.
• Termin Montag, 9:00 Uhr. Die Frist endet Sonntag um 9:00 Uhr. Wer am Sonntagabend absagt, ist zu spät. Wenn Sie nicht wollen, dass Wochenenden zählen, müssen Sie das ausdrücklich so vereinbaren; von selbst zählen sie.
• Termin Donnerstag, 17:00 Uhr, am Dienstag ist Feiertag. Bei 48 Stunden endet die Frist Dienstag um 17:00 Uhr, also am Feiertag. Auch das muss die Person wissen, sonst wirkt die Verrechnung willkürlich.

Schreiben Sie die Frist genau so auf, wie Sie sie meinen, samt Wochenenden und Feiertagen. Und legen Sie fest, was als Absage zählt: eine E-Mail, eine Nachricht, ein Anruf, der Absagelink aus der Terminbestätigung. Der Zeitpunkt, an dem die Absage bei Ihnen eingeht, entscheidet.

Absage und Nichterscheinen: die üblichen Modelle

In der Praxis haben sich zwei Fristen und zwei Sätze etabliert:

• 24 Stunden, 100 Prozent. Die verbreitetste Variante. Klar und fair wirkend; der Nachteil ist, dass ein am Vormittag abgesagter Nachmittagstermin kaum nachzubesetzen ist und die volle Verrechnung dann hart wirkt.
• 48 Stunden, 100 Prozent. Realistisch, wenn Sie den Platz tatsächlich von der Warteliste nachbesetzen wollen. Für Klient:innen ist die Frist spürbar länger.
• 48 Stunden, gestaffelt. Bis 48 Stunden vorher kostenlos, danach 50 Prozent, am Termintag oder bei Nichterscheinen 100 Prozent. Meine Haltung: Das ist der ausgewogenste Weg, weil er abbildet, was tatsächlich passiert, und weniger nach Strafe aussieht.
• 24 Stunden, 50 Prozent. Die milde Variante, sinnvoll in der Anfangszeit oder bei guter Auslastung.

Ein Termin, der gar nicht abgesagt wird, ist in allen Modellen der teuerste Fall. Ein Selbst-Absagelink in der Terminbestätigung, mit derselben Frist, senkt die Zahl solcher Fälle spürbar, weil die Absage dann keine Überwindung mehr kostet.

Ausnahmen und Kulanz

Bei einem wichtigen Grund ist nichts zu zahlen: eine plötzliche Erkrankung, die das Kommen unmöglich macht, ein Notfall in der Familie. Der VKI beschreibt den wichtigen Grund als Umstand, der die Fortsetzung „unter Berücksichtigung aller Umstände des Einzelfalls" unzumutbar macht. Wer bei nachgewiesener Krankheit trotzdem verrechnet, steht rechtlich schlecht da und beschädigt die Beziehung.

Alles darüber hinaus ist Kulanz, und die ist Ihre Entscheidung. Was folgt, ist meine Haltung aus der eigenen Praxis, keine Rechtsauskunft:

• Einmal nachsehen ist fast immer richtig. Beim ersten Mal zu verrechnen erzeugt eine Kränkung, die Sie in der nächsten Sitzung bearbeiten müssen. Ein Hinweis auf die Vereinbarung mit dem ausdrücklichen Verzicht für dieses eine Mal wirkt meist mehr als die Rechnung.
• Kulanz muss ausgesprochen sein. Wer dreimal nichts sagt und beim vierten Mal verrechnet, wirkt willkürlich. Sagen Sie dazu, dass Sie nachsehen.
• Dauerhafte Kulanz hebt die Vereinbarung auf. Am Ende zahlen die Verlässlichen dafür, dass die Termine anderer regelmäßig ausfallen.

Und ein therapeutischer Punkt, der über das Kaufmännische hinausgeht: Ein versäumter Termin ist selten nur ein Organisationsfehler. Nichterscheinen und kurzfristige Absagen hängen oft mit dem zusammen, woran gerade gearbeitet wird. Wer den Ausfall nur verrechnet, verpasst das Material; wer ihn nur bespricht und nie verrechnet, lässt den Rahmen verschwimmen. Beides gehört zusammen.

Dokumentation und Abrechnung

Dokumentieren Sie den Ausfall in der Akte: Termin, Zeitpunkt und Weg der Absage oder das Nichterscheinen, den genannten Grund, Ihre Entscheidung (verrechnet, nachgesehen, wichtiger Grund) und ob Sie den Platz nachbesetzen konnten. Bei einem Streit ist das die einzige Grundlage.

Abrechnen Sie das Ausfallhonorar als eigene Position auf der Honorarnote. Es steht keiner Leistung gegenüber, sondern ersetzt den entgangenen Verdienst; nach herrschender Auffassung ist es echter Schadenersatz und damit nicht umsatzsteuerbar (Umsatzsteuerrichtlinien 2000, Rz 8 ff.). Die Position wird daher ohne Umsatzsteuer ausgewiesen, aber nicht als „befreite Heilbehandlung", sondern mit einem Hinweis wie „Ausfallhonorar, nicht umsatzsteuerbarer Schadenersatz". Für Psychotherapie ist der Unterschied im Ergebnis gering, weil die Behandlung ohnehin befreit ist; relevant wird er bei steuerpflichtigen Leistungen wie Coaching oder Gutachten. Klären Sie die Behandlung einmal mit Ihrer Steuerberatung, wenn Ausfallhonorare regelmäßig vorkommen.

Kassen zahlen nichts dazu. Der Kostenzuschuss gilt für Behandlungseinheiten, nicht für ausgefallene. Das gehört in die Aufklärung, sonst entsteht später Ärger, wenn die Klientin die Note bei der Kasse einreicht.

Formulierung für den Behandlungsvertrag

Als Ausgangspunkt, an die eigene Praxis anzupassen:

Vereinbarte Termine sind verbindlich. Termine, die nicht spätestens 48 Stunden vor Terminbeginn abgesagt werden, werden mit 50 Prozent des vereinbarten Honorars verrechnet, bei Absage am Termintag oder Nichterscheinen mit 100 Prozent. Die Frist läuft auch an Samstagen, Sonn- und Feiertagen. Als Absage gilt der Eingang einer Nachricht per E-Mail, über den Absagelink der Terminbestätigung oder telefonisch. Bei plötzlicher Erkrankung oder anderen wichtigen Gründen entfällt das Ausfallhonorar. Das Ausfallhonorar ist Schadenersatz, keine Behandlungsleistung, und wird von Krankenkassen nicht bezuschusst.

Checkliste

• Ausfallhonorar im Behandlungsvertrag oder in den Praxisinformationen schriftlich vereinbart
• Im Erstgespräch angesprochen und in der Akte als Aufklärung vermerkt
• Frist, Prozentsatz, Wochenenden, Feiertage und Absageweg eindeutig
• Ausnahme für wichtige Gründe ausdrücklich festgehalten
• Höhe am tatsächlichen Sitzungshonorar orientiert
• Ausfälle in der Akte dokumentiert, samt Entscheidung
• Auf der Honorarnote als nicht umsatzsteuerbarer Schadenersatz ausgewiesen
• Aufgeklärt, dass die Kasse nichts dazuzahlt
• Kulanz für sich geklärt und einheitlich gehandhabt

Quellen

• Verein für Konsumenteninformation, Ausfallhonorar bei Ärzt:innen: konsument.at
• Ärztekammer für Niederösterreich, Ausfallhonorar: arztnoe.at
• ABGB, § 1155 und § 1168 (Entgelt bei Unterbleiben der Leistung), § 879 Abs. 3 (gröbliche Benachteiligung): RIS
• Konsumentenschutzgesetz, § 6 Abs. 3 (Transparenzgebot): RIS
• Psychotherapiegesetz 2024, § 42 Abs. 2 (Aufklärung über die Absageregelung): RIS
• Umsatzsteuerrichtlinien 2000, Rz 8 ff. (echter Schadenersatz): findok.bmf.gv.at

Stand: September 2026. Dieser Artikel ist eine fachliche Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.

Terminstatus, Ausfallhonorar und Abrechnung in CuraDesk: Wird ein Termin als nicht erschienen markiert, fragt CuraDesk, ob ein Ausfallhonorar verrechnet werden soll, und legt die Position ohne Umsatzsteuer auf die Honorarnote, ohne die offenen Einheiten der Klient:in zu verbrauchen. Der Absagelink in der Terminbestätigung gilt bis 48 Stunden vorher. In der Live-Demo sehen Sie den Kalender mit Beispieldaten.