Ausfallhonorar in der Psychotherapie. Was zulässig ist und wie viel Kulanz guttut

24 oder 48 Stunden, 100 oder 50 Prozent: Was ein Ausfallhonorar in Österreich rechtlich braucht, wie hoch es sein darf, wie es umsatzsteuerlich zu behandeln ist und warum es zum therapeutischen Rahmen gehört.

Von Christian Glatz · Zuletzt aktualisiert: Juli 2026

Kaum ein Thema in der eigenen Praxis ist so unangenehm wie das Ausfallhonorar. Es berührt Geld, Verbindlichkeit und die Beziehung zur Klient:in auf einmal. Dieser Artikel behandelt beides: was rechtlich gilt und was therapeutisch sinnvoll ist.

Zulässig, aber nur mit Vereinbarung

Ein Ausfallhonorar ist in Österreich zulässig. Es entsteht aber nicht automatisch, wenn jemand nicht kommt. Der Verein für Konsumenteninformation fasst die Voraussetzungen so zusammen:

• Es muss vorab vereinbart sein.
• Der Termin muss ohne wichtigen Grund und ohne rechtzeitige Absage versäumt worden sein.
• Der Praxis muss dadurch ein wirtschaftlicher Nachteil entstanden sein.
• Die Höhe muss angemessen sein und sich am Honorar für die versäumte Leistung orientieren.

Der wichtigste Punkt in der Praxis ist der erste. Ein Hinweis, der erst in der Terminerinnerung auftaucht oder erst nach dem versäumten Termin kommuniziert wird, bindet nicht. Die Vereinbarung gehört an den Anfang, in den Behandlungsvertrag oder in die schriftlichen Praxisinformationen, die Klient:innen zu Beginn bekommen. Ein Aushang in der Praxis und ein Hinweis auf der Website sind sinnvolle Ergänzungen, ersetzen die Vereinbarung aber nicht.

Zwei weitere Punkte sollte man kennen. Erstens sind Klient:innen Verbraucher:innen, damit gelten die Schutzbestimmungen des Konsumentenschutzrechts: Die Klausel muss klar formuliert und darf nicht überraschend versteckt sein. Zweitens müssen Sie sich ersparte Aufwendungen anrechnen lassen, und Sie sind gehalten, den Schaden gering zu halten, etwa indem Sie den Termin anderweitig vergeben. Überhöhte Pauschalen hält der VKI für unzulässig.

Ehrlich gesagt: Die Rechtsprechung dazu ist in Österreich nicht abschließend geklärt. Wer die Vereinbarung sauber aufsetzt, angemessen bemisst und bei wichtigen Gründen nachsieht, steht gut da. Wer eine hohe Pauschale ohne Ausnahmen durchsetzen will, riskiert, dass die Klausel im Streitfall nicht hält.

Der Standard: 24 oder 48 Stunden, 100 oder 50 Prozent

In der Praxis haben sich zwei Fristen und zwei Sätze etabliert. Die Kombination sagt einiges über Ihre Praxis aus:

24 Stunden, 100 Prozent. Die verbreitetste Variante. Kurz genug, dass sie fair wirkt, klar genug, dass sie ernst genommen wird. Wer am Vortag absagt, zahlt nichts; wer am selben Tag absagt, zahlt voll. Der Nachteil: Bei einer Absage am Vormittag für den Nachmittag ist die Chance, den Platz nachzubesetzen, gering, und die volle Verrechnung fühlt sich für beide Seiten hart an.

48 Stunden, 100 Prozent. Realistischer, wenn Sie den Platz tatsächlich nachbesetzen wollen. Zwei Tage reichen, um jemanden von der Warteliste zu fragen. Für Klient:innen ist die Frist aber spürbar länger, und Absagen aus akuten Gründen fallen fast immer hinein.

48 Stunden, gestaffelt. Der Mittelweg, den ich für den ausgewogensten halte: Absage bis 48 Stunden vorher kostenlos, danach 50 Prozent, am selben Tag oder bei Nichterscheinen 100 Prozent. Das bildet ab, was tatsächlich passiert, und wirkt weniger nach Strafe.

24 Stunden, 50 Prozent. Die milde Variante. Sie signalisiert Verbindlichkeit, ohne wehzutun. Sinnvoll, wenn Ihre Praxis gut ausgelastet ist und Sie den Ausfall verkraften, oder in der Anfangszeit, wenn die Beziehung noch trägt.

Was auch immer Sie wählen: Schreiben Sie es genau so auf, wie Sie es meinen, inklusive der Frage, ob Wochenenden und Feiertage in die Frist zählen. Ein Termin am Montagvormittag mit 48-Stunden-Frist bedeutet Absage bis Samstagvormittag. Das sollte dastehen.

Wie viel Kulanz?

Hier wird es interessant, denn die rechtliche Antwort und die therapeutische Antwort gehen auseinander.

Rechtlich gilt: Bei einem wichtigen Grund ist ohnehin nichts zu zahlen. Dazu zählen etwa eine plötzliche Erkrankung, die das Kommen unmöglich macht, oder ein Notfall. Wer bei nachgewiesener Krankheit trotzdem verrechnet, steht rechtlich schlecht da und beschädigt die Beziehung.

Bei allem darüber hinaus ist Kulanz Ihre Entscheidung. Drei Überlegungen dazu:

Einmal nachsehen ist fast immer richtig. Beim ersten Mal zu verrechnen wirkt kleinlich und erzeugt eine Kränkung, die Sie in der nächsten Sitzung bearbeiten müssen. Ein Hinweis auf die Vereinbarung, verbunden mit dem ausdrücklichen Verzicht für dieses eine Mal, ist meist wirksamer als die Rechnung. Beim zweiten Mal wissen dann beide, woran sie sind.

Kulanz muss angekündigt bleiben, nicht stillschweigend. Wenn Sie dreimal nichts sagen und beim vierten Mal verrechnen, wirkt das willkürlich. Sagen Sie beim Nachsehen dazu, dass Sie nachsehen. Sonst entsteht der Eindruck, die Regel gelte ohnehin nicht.

Dauerhafte Kulanz ist keine Freundlichkeit. Wer nie verrechnet, hebt die Vereinbarung faktisch auf, und zwar für alle Klient:innen. Am Ende zahlen die Verlässlichen dafür, dass die Termine anderer regelmäßig ausfallen. Kulanz im Einzelfall ist gut, Kulanz als Prinzip untergräbt den Rahmen.

Warum das zum therapeutischen Rahmen gehört

Das Ausfallhonorar wird meist als kaufmännische Frage diskutiert. In der Psychotherapie ist es aber vor allem eine Frage des Settings.

Der Rahmen, also feste Zeit, feste Dauer, feste Verbindlichkeit auf beiden Seiten, ist kein organisatorisches Beiwerk, sondern Teil der Behandlung. Sie halten Ihre Seite ein: Sie sind da, pünktlich, verlässlich, auch an Tagen, an denen es Ihnen nicht passt. Dass die andere Seite ebenfalls verbindlich ist, gehört dazu. Ein Rahmen, der nur für eine Seite gilt, ist keiner.

Deshalb ist die Vereinbarung kein Misstrauen, sondern professionell. Sie im Erstgespräch klar und ruhig anzusprechen, gemeinsam mit Honorar, Frequenz und Verschwiegenheit, nimmt ihr die Peinlichkeit. Unangenehm wird sie erst, wenn sie verschwiegen und später nachgereicht wird.

Der zweite Punkt ist noch wichtiger: Ein versäumter Termin ist selten nur ein Organisationsfehler. Nichterscheinen und kurzfristige Absagen haben oft mit dem zu tun, woran gerade gearbeitet wird: Ambivalenz, Ärger, Scham, das Vermeiden eines Themas. Wenn Sie den Ausfall nur verrechnen und nicht ansprechen, verpassen Sie das Material. Wenn Sie ihn nur ansprechen und nie verrechnen, verliert der Rahmen seine Kontur.

Beides gehört zusammen: die Sache in der nächsten Sitzung thematisieren und die Vereinbarung ruhig anwenden. Nicht als Sanktion, sondern als das, was vereinbart war.

Umsatzsteuer: kein Entgelt, sondern Schadenersatz

Ein Punkt, der in der Buchhaltung regelmäßig falsch gemacht wird. Beim Ausfallhonorar steht keine Leistung gegenüber, es ersetzt den entgangenen Verdienst. Nach überwiegender Auffassung handelt es sich damit um echten Schadenersatz, und der ist nicht umsatzsteuerbar.

Praktisch heißt das: Die Position wird mit 0 Prozent ausgewiesen, und zwar nicht als „umsatzsteuerbefreite Heilbehandlung", sondern weil gar kein steuerbarer Umsatz vorliegt. Ein Hinweis auf der Honorarnote wie „Ausfallhonorar, nicht umsatzsteuerbarer Schadenersatz" schafft Klarheit. Für Psychotherapie ist der Unterschied im Ergebnis gering, weil die Behandlung ohnehin umsatzsteuerbefreit ist. Relevant wird er, sobald Sie auch steuerpflichtige Leistungen erbringen, etwa Coaching oder Gutachten.

Eine ausdrückliche Klarstellung des Finanzministeriums für diesen Fall gibt es nicht. Wenn Sie regelmäßig Ausfallhonorare verrechnen, klären Sie die Behandlung einmal mit Ihrer Steuerberatung ab. Wie sich die Buchhaltung insgesamt ordnen lässt, steht im Artikel zur Buchhaltung für Therapeut:innen.

Nicht erstattungsfähig: Krankenkassen bezuschussen Ausfallhonorare nicht. Der Betrag bleibt bei der Klient:in, auch wenn sie sonst einen Kostenzuschuss bekommt. Das gehört in die Aufklärung, sonst entsteht später Ärger.

Formulierung für den Behandlungsvertrag

Als Ausgangspunkt, an die eigene Praxis anzupassen:

Vereinbarte Termine sind verbindlich. Termine, die nicht spätestens 48 Stunden vorher abgesagt werden, werden mit 50 Prozent des vereinbarten Honorars verrechnet, bei Absage am Termintag oder Nichterscheinen mit 100 Prozent. Samstage, Sonn- und Feiertage zählen in die Frist. Bei plötzlicher Erkrankung oder anderen wichtigen Gründen entfällt das Ausfallhonorar. Das Ausfallhonorar ist Schadenersatz, keine Behandlungsleistung, und wird von Krankenkassen nicht bezuschusst.

Checkliste

• Ausfallhonorar im Behandlungsvertrag oder in den Praxisinformationen schriftlich vereinbart
• Im Erstgespräch aktiv angesprochen, nicht nur ausgehändigt
• Frist und Prozentsatz eindeutig, inklusive Wochenenden und Feiertagen
• Ausnahme für wichtige Gründe ausdrücklich festgehalten
• Höhe am tatsächlichen Sitzungshonorar orientiert, keine überhöhte Pauschale
• Auf der Honorarnote als nicht umsatzsteuerbarer Schadenersatz ausgewiesen
• Aufgeklärt, dass die Kasse nichts dazuzahlt
• Für sich selbst geklärt, wie Sie Kulanz handhaben, und es einheitlich tun

Quellen

• Verein für Konsumenteninformation zum Ausfallhonorar bei Ärzt:innen: konsument.at
• Ärztekammer für Niederösterreich, Information zum Ausfallhonorar: arztnoe.at
• Konsumentenschutzgesetz (KSchG) und Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch (ABGB): RIS
• Umsatzsteuergesetz 1994, § 6 Abs. 1 Z 19 (Steuerbefreiung Heilbehandlung): RIS

Stand: Juli 2026. Dieser Artikel ist eine fachliche Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.

Wie CuraDesk dabei hilft

Wird ein Termin als nicht wahrgenommen markiert, fragt CuraDesk direkt, ob ein Ausfallhonorar verrechnet werden soll. Die Position landet mit 0 Prozent Umsatzsteuer auf der Honorarnote, ohne die offenen Einheiten der Klient:in zu verbrauchen. Einen Überblick über die Praxisverwaltung finden Sie unter Funktionen.