Ausfallhonorar in der Psychotherapie: Fristen verständlich vereinbaren und Absagen dokumentieren
Absagefristen verständlich vereinbaren, verspätete Absagen prüfen und Ausfälle dokumentieren. Mit Fristbeispielen, Hinweisen zur Abrechnung und einem Formulierungsbeispiel für den Behandlungsvertrag.
Von Christian Glatz · Veröffentlicht: Juli 2026
Ein Ausfallhonorar betrifft sowohl die wirtschaftliche Planung der Praxis als auch die Vereinbarung mit der Klient:in. Klare Absageregeln helfen, Missverständnisse zu vermeiden. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Fristen verständlich festlegen, Absagen dokumentieren und ein Ausfallhonorar auf der Honorarnote ausweisen.
Die Vereinbarung gehört an den Anfang
Ein Ausfallhonorar muss vorab vereinbart und der Klient:in erklärt werden. Es wird nicht automatisch fällig, sobald jemand einen Termin versäumt. Entscheidend sind die vereinbarte Regelung, der Grund der Absage und die Umstände des Einzelfalls. Die Ärztekammer für Niederösterreich weist in ihren Informationen zu ärztlichen Terminen darauf hin, dass die Höhe angemessen sein muss und ersparte Aufwendungen anzurechnen sind. Auch eine anderweitige Vergabe des Termins ist zu berücksichtigen.
Die rechtliche Grundlage ist der Behandlungsvertrag. Für den Entgeltanspruch bei einer ausgefallenen Leistung sind insbesondere § 1155 und § 1168 ABGB relevant. Welche Bestimmung auf den psychotherapeutischen Behandlungsvertrag anzuwenden ist, hängt von seiner rechtlichen Einordnung ab. Weil Klient:innen Verbraucher:innen sind, muss die Klausel klar und verständlich sein (§ 6 Abs. 3 KSchG) und darf nicht gröblich benachteiligen (§ 879 Abs. 3 ABGB).
Halten Sie die Absageregelung im Behandlungsvertrag oder in den schriftlichen Praxisinformationen fest und besprechen Sie sie im Erstgespräch. § 42 PThG 2024 zählt die Regelung für die Absage vereinbarter Termine ausdrücklich zu den Aufklärungspflichten. Ein erstmaliger Hinweis in einer späteren Terminerinnerung ersetzt diese Vereinbarung nicht.
Die Frist berechnen
Rechnen Sie vom Terminbeginn zurück. Die Beispiele zeigen zwei unterschiedliche Absagefristen:
| Terminbeginn | Vereinbarte Absagefrist | Kostenlose Absage bis | Beispiel für eine verspätete Absage |
|---|---|---|---|
| Mittwoch, 15:00 Uhr | 24 Stunden | Dienstag, 15:00 Uhr | Dienstag, 19:30 Uhr |
| Montag, 9:00 Uhr | 24 Stunden | Sonntag, 9:00 Uhr | Sonntag, 18:00 Uhr |
| Donnerstag, 17:00 Uhr | 48 Stunden | Dienstag, 17:00 Uhr, auch wenn dieser Tag ein Feiertag ist | Dienstag, 18:00 Uhr |
Die Tabelle setzt voraus, dass die Frist in durchgehenden Stunden läuft und Wochenenden sowie Feiertage mitzählen. Soll eine andere Regel gelten, muss sie ausdrücklich vereinbart werden. Eine verspätete Absage bedeutet zunächst nur, dass die vereinbarte Absagefrist unterschritten wurde. Ob ein Ausfallhonorar verlangt werden kann, ist zusätzlich anhand der Vereinbarung und der Umstände zu prüfen.
Legen Sie auch fest, auf welchem Weg abgesagt werden kann, etwa per E-Mail, telefonisch oder über den Absagelink in der Terminbestätigung. Für die Frist ist maßgeblich, wann die Absage bei Ihnen eingeht.
Beispiele für Absageregelungen
Die folgenden Modelle veranschaulichen unterschiedliche Fristen und Beträge. Die Prozentsätze sind Beispiele und keine Empfehlung für eine bestimmte Höhe. Auch ein vereinbarter Betrag muss im Einzelfall angemessen sein.
| Modell | Rechtzeitige Absage | Vereinbarter Betrag bei verspäteter Absage oder Nichterscheinen |
|---|---|---|
| 24 Stunden | spätestens 24 Stunden vor Beginn | bis zu 100 Prozent des Sitzungshonorars |
| 48 Stunden | spätestens 48 Stunden vor Beginn | bis zu 100 Prozent des Sitzungshonorars |
| 48 Stunden, gestaffelt | spätestens 48 Stunden vor Beginn | bis zu 50 Prozent, am Termintag oder bei Nichterscheinen bis zu 100 Prozent |
| 24 Stunden, reduzierter Betrag | spätestens 24 Stunden vor Beginn | bis zu 50 Prozent des Sitzungshonorars |
Ein Absagelink in der Terminbestätigung erleichtert die rechtzeitige Absage. Seine technische Frist sollte zur vereinbarten Absageregelung passen.
Ausnahmen und Kulanz
Ein wichtiger Grund, etwa eine plötzlich eingetretene Erkrankung oder ein Notfall, kann gegen einen Anspruch auf Ausfallhonorar sprechen. Prüfen Sie den konkreten Fall, bevor Sie einen Betrag verrechnen.
Darüber hinaus können Sie aus Kulanz auf ein Honorar verzichten. Teilen Sie der Klient:in mit, ob Sie eine einmalige Ausnahme machen oder die Vereinbarung künftig ändern möchten. Halten Sie den Verzicht und die besprochene Regelung in der Akte fest. So bleibt nachvollziehbar, wie Sie mit dem Ausfall umgegangen sind.
Wiederholte kurzfristige Absagen können auch im therapeutischen Gespräch aufgegriffen werden. Die Klärung des Honorars und die Besprechung möglicher Hintergründe sollten dabei jeweils verständlich und respektvoll erfolgen.
Dokumentation und Abrechnung
Dokumentieren Sie den Ausfall mit Terminbeginn, Zeitpunkt und Weg der Absage oder dem Nichterscheinen. Ergänzen Sie den genannten Grund, Ihre Entscheidung zur Verrechnung oder zum Verzicht und eine mögliche Nachbesetzung des Termins. Diese Angaben machen die Entscheidung bei späteren Rückfragen nachvollziehbar.
Weisen Sie das Ausfallhonorar als eigene Position aus. Ein Ausfallhonorar, das echten Schadenersatz darstellt, ist nicht umsatzsteuerbar (Umsatzsteuerrichtlinien 2000, Rz 8 ff.). Es wird dann ohne Umsatzsteuer und mit einem entsprechenden Hinweis ausgewiesen, etwa „Ausfallhonorar für den Termin am [Datum], nicht umsatzsteuerbarer Schadenersatz“. Die Befreiung für eine Heilbehandlung ist dafür nicht die passende Begründung, weil keine Behandlung stattgefunden hat. Klären Sie die steuerliche Einordnung Ihrer Regelung mit Ihrer Steuerberatung.
Für ausgefallene Sitzungen gibt es keinen Kostenzuschuss. Informieren Sie die Klient:in darüber, damit sie die Honorarnote nicht als Behandlungsleistung bei der Kasse einreicht.
Formulierungsbeispiel für den Behandlungsvertrag
Dieses Beispiel verwendet eine Absagefrist von 48 Stunden. Passen Sie Frist, Betrag und Absagewege an Ihre Praxis an und lassen Sie die Klausel vor der Verwendung rechtlich prüfen.
Bitte sagen Sie vereinbarte Termine spätestens 48 Stunden vor Beginn ab. Samstage, Sonn- und Feiertage zählen bei der Berechnung mit. Sie können per E-Mail, telefonisch oder über den Absagelink in der Terminbestätigung absagen. Maßgeblich ist der Zeitpunkt, zu dem Ihre Absage eingeht.
Bei einer späteren Absage oder wenn Sie den Termin ohne Absage nicht wahrnehmen, kann ein Ausfallhonorar bis zur Höhe des vereinbarten Sitzungshonorars anfallen. Dabei werden die Umstände des Einzelfalls berücksichtigt. Ersparte Aufwendungen und Einnahmen aus einer anderweitigen Vergabe des Termins werden angerechnet. Liegt ein wichtiger Grund vor, etwa eine plötzlich eingetretene Erkrankung oder ein Notfall, wird geprüft, ob ein Anspruch auf Ausfallhonorar besteht.
Ein Ausfallhonorar wird von der Krankenkasse nicht bezuschusst.
Checkliste
- Absageregelung vorab schriftlich vereinbart und im Erstgespräch besprochen
- Absagefrist, Betrag und zulässige Absagewege verständlich beschrieben
- Umgang mit Wochenenden, Feiertagen und wichtigen Gründen geklärt
- Ersparte Aufwendungen und eine mögliche Nachbesetzung berücksichtigt
- Absagen, Nichterscheinen und Entscheidungen zur Verrechnung dokumentiert
- Ausfallhonorar als eigene Position mit passendem Steuerhinweis ausgewiesen
- Über den fehlenden Kostenzuschuss für ausgefallene Sitzungen informiert
- Einen Verzicht aus Kulanz ausdrücklich mitgeteilt und dokumentiert
Quellen
- Verein für Konsumenteninformation, Ausfallhonorar bei Ärzt:innen: konsument.at
- Ärztekammer für Niederösterreich, Ausfallhonorar: arztnoe.at
- ABGB, § 1155 und § 1168 (Entgelt bei Unterbleiben der Leistung), § 879 Abs. 3 (gröbliche Benachteiligung): RIS
- Konsumentenschutzgesetz, § 6 Abs. 3 (Transparenzgebot): RIS
- Psychotherapiegesetz 2024, § 42 Abs. 2 (Aufklärung über die Absageregelung): RIS
- Umsatzsteuerrichtlinien 2000, Rz 8 ff. (echter Schadenersatz): findok.bmf.gv.at
Stand: September 2026. Dieser Artikel ist eine fachliche Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.
Terminstatus, Ausfallhonorar und Abrechnung in CuraDesk: Wird ein Termin als nicht erschienen markiert, fragt CuraDesk, ob ein Ausfallhonorar verrechnet werden soll, und legt die Position ohne Umsatzsteuer auf die Honorarnote, ohne die offenen Einheiten der Klient:in zu verbrauchen. Der Absagelink in der Terminbestätigung gilt bis 48 Stunden vorher. In der Live-Demo sehen Sie den Kalender mit Beispieldaten.