Honorarnote für Psychotherapie erstellen: Muster, Angaben und Kassenrefundierung

Zwei fiktive Musterhonorarnoten für Psychotherapie und steuerpflichtige Supervision. Rechnungsangaben, Steuerhinweise, Kassenanforderungen, Zahlung und Korrektur mit nachvollziehbaren Beispielen.

Von Christian Glatz · Veröffentlicht: Mai 2026 · Aktualisiert: Oktober 2026

Eine Honorarnote soll erkennen lassen, wer welche Leistung wann erbracht hat, welcher Betrag zu bezahlen ist und wie dieser steuerlich behandelt wird. Möchte die Klient:in einen Kostenzuschuss beantragen, kommen versicherungsbezogene Angaben hinzu. Zwei fiktive Muster zeigen, wie Sie diese Anforderungen in einer lesbaren Rechnung zusammenführen.

Drei Fragen vor dem Ausstellen

Welche Leistung wurde tatsächlich erbracht? Für psychotherapeutische Heilbehandlung ist ein anderer Steuerhinweis vorgesehen als für eine steuerpflichtige Supervision. Eine mögliche Kleinunternehmerbefreiung ist wiederum ein eigener Tatbestand. Die Bezeichnung der Leistung allein entscheidet nicht über sämtliche Steuerfragen.

Wird die Honorarnote bei einer Kasse eingereicht? Dann sind zusätzlich die Anforderungen des zuständigen Trägers zu beachten. Dazu können Versicherungsdaten, Diagnose, Methode sowie Datum und tatsächliche Dauer jeder Einheit gehören. Die ÖGK nennt ihre Anforderungen ausdrücklich.

Ist der Betrag bereits bezahlt? Eine Rechnung mit Zahlungsaufforderung und der Nachweis einer erfolgten Zahlung sind zu unterscheiden. Bestätigen Sie einen Zahlungseingang erst, wenn er tatsächlich erfolgt ist.

Angaben für eine vollständige Honorarnote

Die folgende Übersicht beschreibt eine vollständige Rechnung nach dem üblichen Schema des § 11 UStG. Sie bedeutet nicht, dass in jedem Sonderfall dieselben steuerlichen Mindestangaben gelten.

Quelle: § 11 UStG im RIS. Für Rechnungen bis 400 Euro bestehen Erleichterungen. § 11 Abs. 6 enthält außerdem eine Vereinfachung für die Kleinunternehmerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27. Für die Kasse können trotzdem zusätzliche personenbezogene Angaben erforderlich sein. Eine Diagnose ist keine allgemeine umsatzsteuerliche Pflichtangabe.

Muster 1: Psychotherapeutische Heilbehandlung

Die Nummern im Muster helfen beim Abgleich:

1. Aussteller:in: Name, Anschrift und zutreffende Berufsbezeichnung. Der Status muss zur tatsächlich bestehenden Berufsberechtigung passen.
2. Empfänger:in: Name und Anschrift. Bei einer mitversicherten Person können für die Einreichung weitere Versicherungsangaben nötig sein.
3. Ausstellungsdatum: getrennt von den Sitzungstagen.
4. Rechnungsnummer: hier 2026-0042. Die Nummer wird nicht nachträglich für eine andere Rechnung wiederverwendet.
5. Leistungen: drei tatsächlich erbrachte Sitzungen mit Datum und je 50 Minuten. Die Bezeichnung macht Umfang und Setting erkennbar.
6. Gesamtbetrag: drei Mal 110 Euro ergeben 330 Euro. Die 110 Euro sind ein frei gewählter Beispielbetrag und keine Honorarempfehlung.
7. Steuerhinweis: „Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 19 UStG.“ Dieser Hinweis setzt eine entsprechend einzuordnende Heilbehandlung voraus.
8. Versicherungsbezogene Angaben: nur soweit sie für die konkrete Einreichung benötigt werden und die Voraussetzungen der Datenweitergabe geklärt sind.
9. UID: im gezeigten Heilbehandlungsmuster nicht ausgewiesen. Daraus folgt keine allgemeine Aussage über andere Leistungen derselben Praxis.
10. Zahlung: Frist, Bankverbindung und Rechnungsnummer als Verwendungszweck. Eine Zahlungsaufforderung bestätigt noch keinen Zahlungseingang.

Muster für Psychotherapie als PDF herunterladen

Die im Muster enthaltenen 50 Minuten sind die tatsächliche Beispiel-Leistungsdauer. Sie dürfen für einen Kostenzuschuss nicht auf 60 Minuten geändert werden. Ob der zuständige Träger die konkrete Dauer vergütet und welchen Tarif er anwendet, ist gesondert zu klären. Eine vollständig ausgefüllte Honorarnote garantiert keine Erstattung.

Muster 2: Steuerpflichtige Supervision

Das zweite Muster setzt ausdrücklich voraus, dass die konkrete Supervision mit 20 Prozent Umsatzsteuer abzurechnen ist. Bei 120 Euro netto ergeben sich 24 Euro Umsatzsteuer und 144 Euro brutto. Ausgewiesen werden Nettobetrag, Steuer und Gesamtbetrag sowie die erforderlichen Angaben zur steuerpflichtigen Abrechnung.

Supervision ist nicht automatisch psychotherapeutische Heilbehandlung. Daraus folgt aber nicht, dass jede Supervision zwingend mit 20 Prozent abzurechnen wäre. Je nach Leistungszusammenhang kann beispielsweise eine Unterrichtsbefreiung zu prüfen sein. Auch die Kleinunternehmerregelung kann relevant sein. Die Umsatzsteuerrichtlinien zu Schulen und Privatlehrer:innen erläutern mögliche Unterrichtsbefreiungen. Die WKO beschreibt die Kleinunternehmerregelung.

Übernehmen Sie das Muster deshalb erst, wenn die steuerliche Einordnung Ihrer konkreten Leistung feststeht. Ein unberechtigter gesonderter Umsatzsteuerausweis kann selbst eine Steuerschuld auslösen. Quelle: USP zur Rechnung.

Muster für steuerpflichtige Supervision als PDF herunterladen

Berufsbezeichnung und Ausbildungsstatus

Seit 1. Oktober 2026 lautet die Bezeichnung für den entsprechenden Ausbildungsstatus „Psychotherapeut:in in Fachausbildung unter Lehrsupervision“. Verwenden Sie die Bezeichnung, die Ihrer rechtmäßigen Eintragung und dem maßgeblichen Leistungszeitpunkt entspricht. Eine Vorlage aus einer früheren Ausbildungsphase sollte vor der nächsten Rechnung überprüft werden.

Die Eintragung in einer Ausbildungskategorie darf nicht mit einer Zusage verwechselt werden, dass die Kasse Ihre Leistungen bezuschusst. Klären Sie den Anspruch nach den Regeln des Trägers und informieren Sie die Klient:in entsprechend. Hinweise zur Umstellung finden Sie in der Checkliste zur Berufsbezeichnung.

Gesundheitsdaten nur gezielt ergänzen

Eine Honorarnote kann bereits durch den Zusammenhang mit der Praxis sensible Informationen enthalten. Diagnose und Versicherungsdaten erhöhen den Schutzbedarf zusätzlich. Besprechen Sie vor einer Einreichung, welche Angaben die Kasse braucht und auf welcher Grundlage sie weitergegeben werden. Dokumentieren Sie die erforderliche Aufklärung und gegebenenfalls die Entbindung von der Verschwiegenheitspflicht.

Für einen sicheren Versand kommen ein geschützter Übertragungsweg oder ein angemessen geschütztes Dokument infrage. Ein Passwort, das leicht aus bekannten Personendaten abgeleitet werden kann, ist schwächer als ein separat vereinbartes starkes Passwort. In CuraDesk wird für geschützte Honorarnoten das Geburtsdatum verwendet, sofern es hinterlegt ist. Prüfen Sie deshalb auch Empfängeradresse und Versandweg. Passwortschutz ersetzt diese Prüfung nicht.

Barzahlung und Registrierkasse

Bei Barzahlung halten Sie Betrag und Zahlungsdatum fest und stellen den vorgeschriebenen Beleg aus. Die Belegerteilungspflicht besteht grundsätzlich schon ab dem ersten Barumsatz. Ob zusätzlich eine Registrierkasse erforderlich ist, richtet sich nach den Umsatzgrenzen und den weiteren gesetzlichen Voraussetzungen. Ein Zahlungsvermerk auf einer Honorarnote ersetzt eine erforderliche Registrierkasse nicht. Quelle: USP zur Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht.

Für die EAR zählt der tatsächliche Zahlungseingang. Wie Sie diesen von offenen Forderungen trennen, zeigt der Beitrag zur Praxisbuchhaltung.

Fehler nachvollziehbar korrigieren

Ändern oder löschen Sie einen bereits ausgegebenen Beleg nicht stillschweigend. Halten Sie den Zusammenhang zwischen ursprünglicher Rechnung, Berichtigung beziehungsweise Storno und einem gegebenenfalls neu ausgestellten Beleg nachvollziehbar fest. In CuraDesk erfolgt ein Storno mit Gegenbeleg. Prüfen Sie dabei auch, ob bereits Zahlungen erfasst wurden und ob eine Rückzahlung oder Verrechnung nötig ist.

Ein Ausfallhonorar ist eine eigene Position. Es darf nicht als stattgefundene Behandlungseinheit dargestellt werden, damit die Rechnung keine unzutreffende Grundlage für einen Kassenantrag bildet.

Prüfung vor dem Versand

Stimmen Person, Adresse und Berufsbezeichnung? Sind Leistungsdaten, Dauer und Summen korrekt? Passt der Steuerhinweis zur Leistung? Sind Gesundheitsdaten auf das Erforderliche begrenzt und ist der Versandweg geklärt? Ist erkennbar, ob der Betrag offen oder bereits bezahlt ist? Mit diesen fünf Fragen vermeiden Sie viele Rückfragen, ohne jede Rechnung neu entwerfen zu müssen.

In der Live-Demo können Sie Einzel- und Sammelhonorarnoten mit erfundenen Daten ansehen.

Fachlich überarbeitet am 18. Oktober 2026. Die Muster enthalten ausschließlich erfundene Angaben. Sie illustrieren die jeweils ausdrücklich genannten Fälle und ersetzen keine individuelle steuerliche Prüfung.