Honorarnote für Psychotherapie erstellen: Muster, Angaben und Kassenrefundierung

Zwei kommentierte Musterhonorarnoten zum Herunterladen: Psychotherapie umsatzsteuerbefreit mit Kassenblock und Supervision mit 20 % Umsatzsteuer. Pflichtangaben nach § 11 UStG, was die Kasse zusätzlich erwartet, Versand, Zahlung und Storno.

Von Christian Glatz · Veröffentlicht: Mai 2026

Die erste Sitzung ist geschafft, die Klientin fragt nach der Rechnung, und Sie merken, dass Sie sich mit den Pflichtangaben noch nie ernsthaft beschäftigt haben. Dieser Artikel zeigt an zwei kommentierten Mustern, was auf eine Honorarnote gehört: einmal die umsatzsteuerbefreite Psychotherapie mit den Angaben für die Kasse, einmal eine Supervision mit Umsatzsteuer. Beide Muster gibt es als PDF zum Herunterladen.

Zuerst den Anwendungsfall bestimmen

„Honorarnote" und „Rechnung" sind dasselbe Dokument; freie Berufe sagen traditionell Honorarnote, rechtlich ist es eine Rechnung nach § 11 UStG. Was darauf steht, hängt aber von drei Fragen ab:

1. Ist die Leistung Heilbehandlung? Psychotherapie ist nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG umsatzsteuerfrei. Supervision, Coaching, Lehrtätigkeit, Vorträge und Gutachten sind keine Heilbehandlung und grundsätzlich mit 20 % steuerpflichtig, sofern nicht die Kleinunternehmerregelung greift.
2. Will die Klient:in die Note bei der Kasse einreichen? Dann braucht die Note Angaben, die das Umsatzsteuergesetz nicht verlangt: SV-Nummer, Geburtsdatum, Diagnose, Datum und Dauer jeder Sitzung.
3. Wird vor Ort bezahlt? Dann ist die Note ein Beleg über eine geleistete Zahlung und braucht statt der Bankverbindung den Zahlungsvermerk.

Die Angaben nach § 11 UStG

Auf jeder Honorarnote, unabhängig vom Fall:

1. Ihr Name und Ihre Praxisadresse
2. Name und Adresse der Klient:in
3. Ausstellungsdatum
4. Eine fortlaufende, einmal vergebene Rechnungsnummer
5. Tag oder Zeitraum der Leistung
6. Art und Umfang der Leistung
7. Das Entgelt und, bei steuerpflichtigen Leistungen, Steuersatz und Steuerbetrag; bei befreiten Leistungen der Hinweis auf die Befreiung

Bei Rechnungen bis 400 Euro brutto genügen nach § 11 Abs. 6 UStG weniger Angaben (Kleinbetragsrechnung). Für die Kasse sind die vollen Angaben trotzdem üblich; richten Sie sich also nach dem Vollprogramm.

Muster 1: Psychotherapie, umsatzsteuerbefreit, kassenfertig

Die Nummern im Muster:

1. Aussteller:in mit Name, Berufsbezeichnung und Praxisadresse. Die Berufsbezeichnung muss der geschützten entsprechen: „Psychotherapeut:in", in Ausbildung „Psychotherapeut:in in Ausbildung unter Supervision", ab 1. Oktober 2026 „in Fachausbildung unter Lehrsupervision". Der Hinweis auf die Eintragung in die Psychotherapeut:innenliste ist für die Kasse hilfreich, weil sie ihn prüft.
2. Empfänger:in mit Anschrift. Bei Mitversicherten zusätzlich die hauptversicherte Person.
3. Ausstellungsdatum. Nicht das Sitzungsdatum.
4. Rechnungsnummer, fortlaufend und einmalig. Das Gesetz verlangt Fortlaufendheit, nicht Lückenlosigkeit; eine stornierte Nummer bleibt als Storno dokumentiert, die nächste läuft weiter.
5. Leistung mit Datum je Sitzung, Bezeichnung und Dauer. „Psychotherapie, Einzelsitzung, 50 Min." Bei Sammelhonorarnoten jede Sitzung als eigene Zeile; „5 Sitzungen im September" reicht der Kasse nicht.
6. Betrag. Bei befreiten Leistungen ist Netto gleich Brutto.
7. Steuerhinweis mit dem Grund der Befreiung: „Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 19 UStG." Ohne diesen Satz ist die Note formal unvollständig.
8. Kassenblock: Geburtsdatum, SV-Nummer, Versicherungsträger und die Diagnose nach ICD-10. Die Diagnose verlangt das UStG nicht, die Kasse für den Kostenzuschuss aber sehr wohl. Sie ist ein Gesundheitsdatum nach Art. 9 DSGVO und darf nur mit Einwilligung der Klient:in auf die Note. Klären Sie das im Erstgespräch und hinterlegen Sie die Entscheidung in der Akte.
9. Die UID entfällt hier, weil keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.
10. Zahlungsangaben: Frist, IBAN, Verwendungszweck. Ein SEPA-QR-Code erspart Tippfehler bei der IBAN.

Muster 1 als PDF herunterladen

Muster 2: Supervision mit 20 % Umsatzsteuer

Supervision ist keine Heilbehandlung. Wer nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt, weist 20 % Umsatzsteuer aus: Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag (7) und die eigene UID (9). Ein Kassenblock fehlt, weil es nichts einzureichen gibt. Wer als Kleinunternehmer:in abrechnet (steuerpflichtige Umsätze unter 55.000 Euro brutto im Jahr, seit 1. Jänner 2025), schreibt stattdessen „Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG" und keine UID. Eine Supervisionsnote mit dem Hinweis auf Z 19 ist inhaltlich falsch, auch wenn am Ende dieselbe Null steht.

Ein Punkt, der in der Ausbildung oft untergeht: Behandlungen durch Personen in Ausbildung unter Supervision bezuschussen die Kassen nicht, weil die Voraussetzung der Eintragung in die Psychotherapeut:innenliste fehlt. Die Honorarnote ist trotzdem eine Honorarnote nach Muster 1, nur ohne Kassenblock, und das gehört in die Aufklärung im Erstgespräch.

Muster 2 als PDF herunterladen

Was die Kasse zusätzlich erwartet

Für den Kostenzuschuss reicht die Klient:in die bezahlte Honorarnote mit Zahlungsnachweis ein. Die Kassen leiten ihre Anforderungen aus der Erstattung ab, nicht aus dem Steuerrecht:

• SV-Nummer und Geburtsdatum der Klient:in
• Diagnose nach ICD-10, mit Einwilligung
• Datum und Dauer jeder einzelnen Sitzung
• die geschützte Berufsbezeichnung und die Eintragung
• ein Zahlungsnachweis: Kontoauszug, oder der Vermerk auf der Note bei Barzahlung

Eine Note, die nur die UStG-Angaben erfüllt, ist steuerlich korrekt und kommt von der Kasse trotzdem zurück, wenn SV-Nummer oder Diagnose fehlen. Der Rückweg führt dann über die Klientin zu Ihnen.

Versand, Zahlung und Korrektur

Versand. Eine Honorarnote mit Diagnose ist ein Gesundheitsdatum. Als offener E-Mail-Anhang gehört sie nicht verschickt; entweder ausgedruckt, über einen verschlüsselten Weg oder als passwortgeschütztes PDF. CuraDesk verschickt Honorarnoten als PDF, dessen Passwort das Geburtsdatum der Klient:in ist; das Passwort kennt sie, die Mail nennt es nicht.

Zahlung. Zahlungsfrist auf die Note, Verwendungszweck gleich Rechnungsnummer, damit die Zuordnung am Konto keine Detektivarbeit ist. Bleibt die Zahlung aus, zuerst eine freundliche Erinnerung, dann eine Mahnung; das Ausfallhonorar ist ein eigenes Thema, siehe Ausfallhonorar. Bei Barzahlung ersetzt der Vermerk „Betrag dankend bar erhalten am …" Bankverbindung und QR-Code; die Note wird damit zum Beleg.

Korrektur. Eine ausgestellte Honorarnote wird nicht geändert und nicht gelöscht. Ist etwas falsch, stornieren Sie sie mit einem Gegenbeleg (Stornorechnung mit eigener Nummer, die sich auf die Originalnummer bezieht) und stellen eine neue aus. So bleibt die Nummernfolge nachvollziehbar, und die Buchhaltung zeigt beide Belege. Der Umsatz in der Buchhaltung kommt ohnehin aus der Zahlung, nicht aus der Rechnung.

Die häufigsten Fehler

• Fehlender Steuerhinweis. Ohne den Satz zu § 6 Abs. 1 Z 19 UStG ist die Note unvollständig.
• Falscher Steuerhinweis bei Supervision, Coaching oder Vorträgen: Z 19 statt Z 27 oder statt Umsatzsteuer.
• Sammelnote ohne Einzeldaten. Jede Sitzung braucht ihr Datum.
• Diagnose ohne Einwilligung. Die Diagnose auf der Note ist eine Datenweitergabe an die Kasse.
• Gelöschte statt stornierte Nummern. Lücken ohne Storno fallen bei einer Prüfung auf.

Quellen

• Umsatzsteuergesetz 1994, § 11 (Rechnungsmerkmale, Abs. 6 Kleinbetragsrechnung), § 6 Abs. 1 Z 19 (Heilbehandlung) und Z 27 (Kleinunternehmer): RIS
• WKO, Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer: wko.at
• Voraussetzungen und Unterlagen für den Kostenzuschuss: ÖGK, BVAEB

Stand: September 2026. Die Muster enthalten erfundene Angaben. Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung; bei Detailfragen hilft eine auf freie Berufe spezialisierte Steuerberatung.

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