Honorarnote schreiben in Österreich. Pflichtangaben, Vorlage und häufige Fehler

Honorarnote schreiben Österreich: alle Pflichtangaben, ein vollständiges Muster für Psychotherapeut:innen und die drei häufigsten Fehler beim Erstellen.

Von Christian Glatz · Mai 2026

Erste Sitzung geschafft, die Klient:in fragt nach einer Rechnung, und Sie merken, dass Sie sich noch nie ernsthaft mit den Pflichtangaben beschäftigt haben. Falls Ihnen das bekannt vorkommt: Sie sind nicht allein.

Dieser Artikel liefert alles, was Sie brauchen, von den Pflichtangaben über ein vollständiges Muster bis zu den Fehlern, die Sie vermeiden sollten.

Honorarnote oder Rechnung?

Beides ist richtig. Im österreichischen Sprachgebrauch verwenden freie Berufe traditionell den Begriff "Honorarnote", wobei es sich rechtlich um eine Rechnung im Sinne des § 11 UStG handelt und die Pflichtangaben identisch sind.

Sie können auf das Dokument "Honorarnote" oder "Rechnung" schreiben, für die Gültigkeit macht es keinen Unterschied.

Pflichtangaben: UStG vs. Kassen-Erstattung

Auf einer Honorarnote überlagern sich zwei unterschiedliche Anforderungsebenen: Was das Umsatzsteuergesetz (§ 11 UStG) vorschreibt — und was die Sozialversicherungsträger (ÖGK, SVS, BVAEB) zusätzlich erwarten, damit Ihre Klient:in den Kostenzuschuss bekommt. Das saubere Trennen erspart Korrekturschleifen.

Pflichtangaben nach § 11 UStG (Rechnungsmerkmale)

1. Ihr vollständiger Name und Ihre Praxisadresse
2. Name und Adresse der Klient:in
3. Ausstellungsdatum der Honorarnote
4. Fortlaufende Rechnungsnummer (eine einmalig vergebene, fortlaufende Kennung; das UStG verlangt Fortlaufendkeit, nicht zwingend Lückenlosigkeit — Storni und Aufhebungen dürfen aber natürlich nicht unbelegt sein)
5. Datum der Leistung (oder Leistungszeitraum bei Sammelrechnungen)
6. Art und Umfang der Leistung ("Psychotherapie, Einzelsitzung, 50 Min.")
7. Betrag in Euro
8. Steuerhinweis gemäß § 6 Abs. 1 Z 19 UStG (bei Heilbehandlung) bzw. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG (Kleinunternehmerregelung)

Bei Honorarnoten bis 400 € brutto (Kleinbetragsrechnung gem. § 11 Abs. 6 UStG) reichen reduzierte Angaben — für die Kassen-Erstattung sind allerdings die vollen Angaben üblich.

Zusätzliche Angaben für die Kassen-Kostenerstattung

Die Sozialversicherungsträger leiten ihre Anforderungen aus der Erstattungsadministration ab, nicht aus dem UStG. Üblich erwartet werden:

• Sozialversicherungsnummer der Klient:in (10-stellig)
• Geburtsdatum der Klient:in
• Ihre korrekte Berufsbezeichnung ("Psychotherapeut:in" oder "Psychotherapeut:in in Ausbildung unter Supervision")
• Diagnose nach ICD-10 (siehe nächster Abschnitt)
• Datum jeder einzelnen Sitzung (auch bei Sammelrechnungen)
• Zahlungsinformationen (IBAN, Zahlungsfrist) — ergänzend, formal kein UStG-Pflichtinhalt

Eine Honorarnote, die nur die UStG-Pflichtangaben erfüllt, ist umsatzsteuerlich korrekt — wird aber von der Kasse häufig zurückgewiesen, wenn SV-Nummer oder Diagnose fehlen.

Der Steuerhinweis: exakter Wortlaut

Psychotherapeutische Heilbehandlung ist umsatzsteuerfrei nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG, Sie weisen also keine USt aus, müssen aber auf der Honorarnote erklären, warum. Der Satz lautet:

"Umsatzsteuerbefreit gem. § 6 Abs. 1 Z 19 UStG."

Ohne diesen Hinweis ist die Honorarnote formal unvollständig. Wichtig ist dabei: Die Befreiung gilt ausschließlich für psychotherapeutische Heilbehandlung. Leistungen wie Supervision, Lehrtätigkeit, Coaching, Selbsterfahrung außerhalb einer Heilbehandlung, Vorträge oder Gutachten fallen nicht unter § 6 Abs. 1 Z 19 UStG und sind grundsätzlich mit 20 % USt zu versteuern. Für die meisten Therapeut:innen greift hier zwar die Kleinunternehmerregelung (steuerpflichtige Umsätze unter 55.000 Euro/Jahr, Schwelle seit 01.01.2025); der Hinweis auf der Rechnung muss dann allerdings auf § 6 Abs. 1 Z 27 UStG (Kleinunternehmerregelung) verweisen — nicht auf Z 19. Eine Honorarnote für Supervision oder Lehrtätigkeit mit Z-19-Hinweis ist inhaltlich falsch.

Diagnose auf der Honorarnote für die Kassen-Erstattung

Das UStG verlangt keine Diagnose auf der Honorarnote. Für den Kostenzuschuss der gesetzlichen Krankenversicherung (ÖGK, SVS, BVAEB) erwarten die Kassen in der Praxis aber sehr wohl eine Diagnoseangabe nach ICD-10, in der Regel direkt auf der Honorarnote oder über ein Beiblatt. Ohne Diagnose wird der Erstattungsantrag der Klient:in häufig zurückgewiesen.

Praktisch heißt das: Klären Sie mit der Klient:in beim Erstgespräch, ob sie Kostenerstattung beantragen möchte, holen Sie eine kurze schriftliche Einwilligung zur Diagnoseangabe auf der Honorarnote ein (die Diagnose ist eine besondere Kategorie personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO und verlässt mit der Honorarnote Ihre Praxis) und vermerken Sie die ICD-Codierung dann konsistent auf jeder Rechnung. Honorarnoten ohne geplante Einreichung bei der Kasse können selbstverständlich ohne Diagnose ausgestellt werden.

Muster: So sieht eine vollständige Honorarnote aus

Das Muster enthält alle UStG-Pflichtangaben. Für die Kassen-Einreichung ergänzen Sie zusätzlich SV-Nummer und Geburtsdatum der Klient:in sowie — bei Einwilligung — die ICD-10-Diagnose. In der Praxis können Sie natürlich Logo und Praxis-Kontaktdaten ergänzen.

Sammelrechnungen: Was erlaubt ist und was draufstehen muss

Sammelrechnungen sind zulässig und bei Klient:innen beliebt, weil sie den Erstattungsantrag nur einmal pro Monat stellen müssen. Die Voraussetzung ist allerdings, dass jede einzelne Sitzung mit Datum aufgeführt sein muss.

Eine Zeile wie "5 Sitzungen im Mai 2026, € 450" reicht nicht, da die ÖGK sehen will, an welchen konkreten Tagen die Behandlung stattgefunden hat. Zusätzlich braucht auch die Sammelrechnung eine eigene fortlaufende Nummer und den Leistungszeitraum.

Honorarnote und ÖGK-Kostenerstattung

Damit Ihre Klient:innen die Honorarnote bei der Kasse einreichen können, muss sie vollständig sein. Besonders wichtig sind die Art der Leistung ("Psychotherapie" muss draufstehen), das Datum jeder Sitzung und Ihre korrekte Berufsbezeichnung.

Die Erstattungssätze betragen bei der ÖGK 33,70 Euro, bei der SVS 50,00 Euro und bei der BVAEB 50,20 Euro pro Sitzung. Die ersten zehn Sitzungen brauchen keine Vorab-Genehmigung, allerdings muss vor der zweiten Sitzung eine ärztliche Bestätigung vorliegen. Ab der elften Sitzung ist eine Bewilligung durch die Kasse erforderlich, wobei der Fragebogen rechtzeitig vor der elften Sitzung eingereicht werden muss.

Weisen Sie Ihre Klient:innen beim Erstgespräch darauf hin, das erspart Nachfragen und Frust auf beiden Seiten.

Die drei häufigsten Fehler

Fehlender Steuerhinweis. Ohne den Verweis auf § 6 Abs. 1 Z 19 UStG ist die Honorarnote unvollständig, und im schlimmsten Fall unterstellt das Finanzamt bei einer Prüfung, dass USt geschuldet wird.

Unklare Rechnungsnummer-Systematik. § 11 UStG verlangt eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer — keine lückenlose. Wer Nummer 2026-014 storniert, darf 2026-015 weiter vergeben; entscheidend ist, dass jede Nummer nachvollziehbar dokumentiert ist (z. B. als Storno gekennzeichnet). Löschen Sie stornierte Rechnungen daher nicht, sondern markieren Sie sie.

Sammelrechnung ohne Einzeldaten. Nur die Summe und der Monat reichen nicht, da jedes Sitzungsdatum einzeln aufgeführt sein muss. Sonst kommt die Rechnung von der Kasse zurück.

SEPA-QR-Code: ein kleines Detail, das viel bringt

Immer mehr Therapeut:innen drucken einen SEPA-QR-Code auf ihre Honorarnoten, damit Klient:innen den Code mit der Banking-App scannen und alle Überweisungsdaten vorausgefüllt haben. Das reduziert Tippfehler bei der IBAN und beschleunigt die Zahlung spürbar. CuraDesk generiert diesen QR-Code automatisch auf jeder Honorarnote.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung. Bei Detailfragen wenden Sie sich an eine auf freie Berufe spezialisierte Steuerberatung.