Buchhaltung für Psychotherapeut:innen: Einnahmen erfassen und Rücklagen planen

Buchhaltung für Psychotherapeut:innen in Österreich: Zahlungseingänge, offene Honorarnoten, Ausgaben und Rücklagen verständlich erfassen. Mit Beispielmonat, Steuerrechnung und einer nachvollziehbaren Rücklagenplanung.

Von Christian Glatz · Veröffentlicht: Mai 2026 · Aktualisiert: Oktober 2026

Eine geschriebene Honorarnote ist noch kein Zahlungseingang. Für eine nachvollziehbare Praxisbuchhaltung müssen Sie deshalb drei Dinge getrennt erfassen: erbrachte Leistungen und offene Forderungen, tatsächlich erhaltene Zahlungen sowie betriebliche Ausgaben. Der folgende Beispielmonat zeigt, wie diese Angaben zusammenpassen und wie Sie daraus die nächsten Schritte für Steuerberatung und Rücklagen ableiten.

Inhalt: Einnahmen · Ausgaben · Beispielmonat · Umsatzsteuer · Rücklagen · Monatsabschluss

Einnahmen und offene Honorarnoten

Für eine freiberufliche psychotherapeutische Einzelpraxis kommt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) als Gewinnermittlung infrage. Freie Berufe sind nach § 189 UGB von der umsatzabhängigen Rechnungslegungspflicht ausgenommen. Daraus folgt keine Pflicht, ausschließlich eine EAR zu führen. Je nach Voraussetzungen können auch Pauschalierungen oder eine freiwillige Buchführung in Betracht kommen. Die Übersicht des Unternehmensserviceportals erklärt diese Unterscheidung.

Die EAR erfasst Einnahmen grundsätzlich bei Erhalt des Geldes und Ausgaben bei Zahlung. Eine Honorarnote über 330 Euro vom Dezember, die erst im Jänner bezahlt wird, ist deshalb grundsätzlich im neuen Jahr zu berücksichtigen. Besonderheiten, etwa regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel, sind gesondert zu prüfen. Quelle: USP zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Führen Sie daneben eine Liste offener Honorarnoten. Sie beantwortet eine andere Frage: Welche Leistungen sind verrechnet, aber noch nicht bezahlt? Bei einer Teilzahlung wird nur der tatsächlich erhaltene Betrag als Einnahme erfasst. Der Rest bleibt offen. Ein späteres Storno muss mit den bereits erfassten Zahlungen abgeglichen werden, damit weder ein doppelter Umsatz noch eine unbegründete Gegenbuchung entsteht.

Ausgaben und Belege

Typische Praxisaufwendungen sind Miete, Betriebskosten, Fachliteratur, berufliche Fortbildungen, Software, Versicherungen und betrieblich veranlasste Fahrten. Entscheidend sind der berufliche Zusammenhang und der Nachweis. Bei gemischter privater und beruflicher Nutzung ist der betriebliche Anteil nachvollziehbar abzugrenzen.

Bei abnutzbaren Anschaffungen mit längerer Nutzungsdauer ist zwischen sofortigem Aufwand und Abschreibung zu unterscheiden. Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 1.000 Euro können unter den gesetzlichen Voraussetzungen sofort abgesetzt werden. Bei fehlendem Vorsteuerabzug zählt dafür der Bruttopreis. Ein teureres Gerät wird grundsätzlich über seine Nutzungsdauer abgeschrieben. Für ein im zweiten Halbjahr in Betrieb genommenes Wirtschaftsgut kann im ersten Jahr nur die Halbjahres-AfA zustehen. Quelle: USP zu geringwertigen Wirtschaftsgütern.

Für berufliche Fahrten mit einem privaten Pkw beträgt das amtliche Kilometergeld seit 1. Jänner 2025 0,50 Euro je Kilometer. Seine Anwendung hängt unter anderem von der betrieblichen Nutzung und den Aufzeichnungen ab. Fahrtenbuch und Belege sollten Datum, Ziel, Zweck und Strecke nachvollziehbar machen. Dieselben Kosten dürfen nicht zusätzlich ein zweites Mal abgesetzt werden. Quelle: BMF zum Kilometergeld.

Ein Beispielmonat

Die Zahlen sind erfunden. Im März wurden 14 Sitzungen zu je 110 Euro in vier Honorarnoten verrechnet. Die Praxis verwendet im Beispiel die EAR mit tatsächlichen Betriebsausgaben.

Die Einnahmen betragen 1.430 Euro, die berücksichtigten Ausgaben 811 Euro. Der Überschuss beträgt damit 619 Euro. Die Rechnung geht auf: Von den im März verrechneten 1.540 Euro sind 1.100 Euro bezahlt und 440 Euro offen.

Dieser Überschuss ist weder der endgültige steuerliche Jahresgewinn noch ein frei verfügbarer Privatbetrag. Im vereinfachten Monat fehlen beispielsweise SVS-Zahlungen, eine mögliche Abschreibung und weitere Jahreskosten. Planen Sie diese zusätzlich ein.

Umsatzsteuer

Heilbehandlung und andere Leistungen getrennt beurteilen. Psychotherapeutische Heilbehandlungen fallen grundsätzlich unter § 6 Abs. 1 Z 19 UStG. Für eine andere Leistung, etwa Coaching oder Supervision, folgt daraus nicht automatisch dieselbe Befreiung. Bei Ausbildungsleistungen können weitere Befreiungstatbestände zu prüfen sein. Hinterlegen Sie die steuerliche Einordnung je Leistung und lassen Sie Zweifelsfälle klären, bevor Sie abrechnen. Die Umsatzsteuerrichtlinien zu Unterrichtsleistungen behandeln einen solchen Sonderfall.

Die Kleinunternehmerregelung ist eine eigene Befreiung. Seit 2025 gilt grundsätzlich eine Grenze von 55.000 Euro, die im laufenden und im vorangegangenen Kalenderjahr zu beachten ist. Bestimmte steuerfreie Umsätze, darunter Heilbehandlungsumsätze, bleiben bei der Grenzberechnung außer Ansatz. Auch ein Verzicht auf die Befreiung oder grenzüberschreitende Leistungen können die Einordnung verändern. Quelle: WKO zur Kleinunternehmerregelung.

Einkommensteuer und Umsatzsteuer haben unterschiedliche Grundlagen. Eine umsatzsteuerfreie Einnahme gehört trotzdem in die Gewinnermittlung. Umgekehrt ist die für steuerpflichtige Leistungen vereinnahmte Umsatzsteuer nicht vollständig für private Ausgaben verfügbar. Für eine passende Honorarnote muss der Steuerhinweis zur konkreten Leistung passen.

Rücklagen für SVS und Einkommensteuer

Eine pauschale Rücklage von 30 Prozent kann ausreichen oder deutlich zu niedrig sein. Maßgeblich sind der voraussichtliche Jahresgewinn, weitere Einkünfte, bereits vorgeschriebene Beiträge und Steuervorauszahlungen. Bei einer Anstellung neben der Praxis wird der Praxisgewinn bei der Einkommensteuer nicht isoliert betrachtet.

Für nach dem GSVG versicherte Neue Selbständige nennt die SVS 2026 eine vorläufige Mindestbeitragsgrundlage von 551,10 Euro monatlich in den ersten drei Jahren. Das ist die Berechnungsbasis und nicht der zu zahlende Monatsbeitrag. Pensionsversicherung, Krankenversicherung, Selbständigenvorsorge und Unfallversicherung ergeben bei dieser Grundlage zusammen rund 161 Euro im Monat. Quelle: SVS zur vorläufigen Berechnung.

Die niedrige vorläufige Vorschreibung sagt wenig über die endgültige Belastung aus. Für die Nachbemessung werden die versicherungspflichtigen Einkünfte und die nach den SVS-Regeln hinzuzurechnenden Beiträge herangezogen. Die Sonderregel, nach der die Krankenversicherung in den ersten zwei Kalenderjahren nicht nachbemessen wird, betrifft Wirtschaftskammermitglieder. Sie gilt nicht allgemein für Neue Selbständige. Quelle: SVS zur endgültigen Berechnung.

Einkommensteuer an einem Beispiel berechnen

Angenommen, nach Betriebsausgaben und den steuerlich abzugsfähigen SVS-Zahlungen verbleiben 30.000 Euro Gewinn. Es gibt keine weiteren Einkünfte. Ein Grundfreibetrag von 15 Prozent ergibt 4.500 Euro, damit verbleiben im vereinfachten Beispiel 25.500 Euro vor weiteren persönlichen Abzügen. Der Einkommensteuertarif 2026 führt dann zu folgender Tarifsteuer:

Die SVS wurde bei der Ermittlung des Beispielgewinns bereits berücksichtigt. Die 2.743 Euro sind daher keine Gesamtsumme aus Steuer und Sozialversicherung. Weitere Abzüge und Absetzbeträge sind nicht eingerechnet. Die Voraussetzungen des Grundfreibetrags erläutert die WKO.

Die tatsächlich fehlende Rücklage ermitteln

Planen Sie mit einer Jahresprognose und ziehen Sie bereits geleistete Zahlungen sowie vorhandene Rücklagen ab. Ein reines Liquiditätsbeispiel: Für SVS und Einkommensteuer werden zusammen 9.000 Euro erwartet. 3.000 Euro sind bereits bezahlt, 2.400 Euro liegen auf dem Rücklagenkonto. Es fehlen 3.600 Euro. Bei drei verbleibenden Monaten wären monatlich 1.200 Euro zurückzulegen. Die 9.000 Euro sind eine frei gewählte Planannahme und kein aus einem bestimmten Gewinn abgeleiteter Richtwert.

Aktualisieren Sie die Prognose bei wesentlichen Veränderungen. Eine Anpassung der vorläufigen SVS-Beitragsgrundlage kann helfen, spätere Nachzahlungen zu verteilen. Die Überweisung auf ein eigenes Rücklagenkonto ist für sich genommen keine Betriebsausgabe.

Unterlagen für die Steuerberatung

Bereiten Sie Zahlungseingänge, Ausgaben mit Belegen, Anlagenverzeichnis und Fahrtenaufzeichnungen vor. Ergänzen Sie SVS-Vorschreibungen und Zahlungen, Steuervorauszahlungen sowie die Liste offener Honorarnoten. Geben Sie auch andere Einkünfte und Änderungen Ihrer Tätigkeit an, damit die Prognose auf Ihrer gesamten Situation beruht.

Honorarnoten und Buchhaltungsunterlagen sind nach § 132 BAO grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren. Bei laufenden Verfahren oder anderen gesetzlichen Sonderfällen kann eine längere Frist nötig sein. Behandlungsdokumentation folgt eigenen berufsrechtlichen Regeln. Vermischen Sie diese Fristen nicht.

Monatsabschluss in fünf Schritten

1. Zahlungen abgleichen: Bankeingänge und Barzahlungen zuordnen, Teilzahlungen erkennbar lassen.
2. Offene Honorarnoten prüfen: Fällige Beträge, vereinbarte Raten und nötige Erinnerungen prüfen.
3. Ausgaben vervollständigen: Belege, beruflichen Zweck und gegebenenfalls Privatanteile ergänzen.
4. Fahrten und Anschaffungen prüfen: Fahrtkosten erfassen und länger genutzte Anschaffungen für die Abschreibung vormerken.
5. Prognose aktualisieren: Erwartete Steuer und SVS mit Vorschreibungen, Vorauszahlungen und vorhandener Rücklage abgleichen.

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Fachlich überarbeitet am 18. Oktober 2026. Die Beispiele beziehen sich auf eine freiberufliche Einzelpraxis in Österreich und sind ausdrücklich vereinfachte Rechen- beziehungsweise Planungsbeispiele. Sie ersetzen keine individuelle Steuerberechnung.