Buchhaltung für Psychotherapeut:innen: Einnahmen erfassen und Rücklagen planen

Buchhaltung für Psychotherapeut:innen in Österreich: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Beispielmonat, Betriebsausgaben und Rücklagen für SVS und Steuer.

Von Christian Glatz · Veröffentlicht: Mai 2026 · Aktualisiert: September 2026

In Ihrer Praxisbuchhaltung zählen bezahlte Honorarnoten, betriebliche Ausgaben und nachvollziehbare Belege. Offene Rechnungen behalten Sie zusätzlich im Blick. An einem Beispielmonat sehen Sie, wie daraus eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung entsteht. Anschließend erfahren Sie, welche Angaben Sie für Ihre Rücklagenplanung und die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung benötigen.

Inhalt

• Einnahmen und offene Honorarnoten
• Ausgaben und Belege
• Ein Beispielmonat
• Umsatzsteuer
• Rücklagen für SVS und Einkommensteuer
• Unterlagen für die Steuerberatung
• Monatsabschluss in fünf Schritten
• Häufige Fragen

Einnahmen und offene Honorarnoten

Psychotherapeut:innen üben einen freien Beruf aus und sind nach § 189 UGB nicht rechnungslegungspflichtig; die dort genannte Umsatzgrenze gilt nur für protokollierte Unternehmer:innen. Sie führen deshalb eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR), unabhängig vom Umsatz.

Die EAR folgt dem Zufluss-Abfluss-Prinzip: Eine Einnahme zählt, wenn das Geld bei Ihnen ankommt, nicht wenn Sie die Honorarnote schreiben. Bei einer Überweisung ist das der Tag des Eingangs auf dem Konto, bei einer Barzahlung der Tag der Übergabe in der Praxis. Eine Ausgabe zählt, wenn Sie bezahlt haben, nicht wenn die Rechnung kommt. Das klingt banal, ist aber der häufigste Denkfehler: Die Honorarnote vom 28. Dezember, die am 3. Jänner bezahlt wird, gehört ins neue Jahr.

Daraus folgt, dass Sie zwei Listen brauchen, die nicht dasselbe sind: die gestellten Honorarnoten mit ihren offenen Beträgen, damit Sie wissen, wer noch zahlen muss, und die tatsächlichen Zahlungseingänge, damit die EAR stimmt. Was auf die Honorarnote gehört, steht im Artikel Honorarnote für Psychotherapie: Muster und Pflichtangaben. In CuraDesk sind das die Honorarnoten mit offenen Posten einerseits und die Buchhaltung andererseits; der Umsatz in der Buchhaltung kommt immer aus den Zahlungen, nie aus den Rechnungen.

Ausgaben und Belege

Betriebsausgaben mindern den Gewinn und damit Steuer und SVS. Typisch für eine Praxis: Raummiete und Betriebskosten, Supervision und Intervision, Fortbildung, Fachliteratur, Software und Telefon, Versicherungen, Fahrten, Arbeitsmittel. Jede Ausgabe braucht einen Beleg; für Fahrten mit dem eigenen Pkw genügt das Fahrtenbuch mit Datum, Strecke, Kilometern und Zweck, abgerechnet mit dem amtlichen Kilometergeld von 0,50 Euro je Kilometer (seit 1. Jänner 2025).

Eine Ausnahme vom Abflussprinzip sind größere Anschaffungen, die länger als ein Jahr genutzt werden, etwa ein Laptop oder die Praxismöbel. Kosten sie mehr als 1.000 Euro (für Kleinunternehmer:innen ohne Vorsteuerabzug gilt der Bruttopreis), werden sie nicht im Zahlungsjahr abgesetzt, sondern über die Nutzungsdauer verteilt: die Absetzung für Abnutzung (AfA). Ein Laptop um 1.800 Euro mit drei Jahren Nutzungsdauer bringt also 600 Euro Betriebsausgabe je Jahr, festgehalten im Anlagenverzeichnis. Bis 1.000 Euro zählt die Anschaffung wie jede andere Ausgabe im Monat der Zahlung.

Die einfachste Regel: Beleg fotografieren, sobald er da ist, Kategorie zuordnen, fertig. Was liegen bleibt, ist am Monatsende schwerer zuzuordnen, und ein Beleg ohne erkennbaren Zweck ist bei einer Prüfung wenig wert.

Ein Beispielmonat

Alle Zahlen sind erfunden. Die Praxis hat im März 14 Sitzungen zu je 110 Euro gehalten und dafür vier Honorarnoten geschrieben.

Einnahmen im März: 1.430 Euro. Ausgaben im März: 811 Euro. Ergebnis der EAR für März: 619 Euro. Die offene Note über 440 Euro steht in den offenen Posten, nicht in der EAR. Entscheidend ist, dass Rechnungsstatus und Zahlungsstatus getrennt bleiben: Was gestellt ist, ist noch nicht eingenommen, und was eingenommen ist, kann aus einem früheren Monat stammen.

Umsatzsteuer

Psychotherapeutische Heilbehandlung ist nach § 6 Abs. 1 Z 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit; der Hinweis darauf gehört auf jede Honorarnote.

Andere Leistungen sind nach ihrer Art zu beurteilen. Coaching, Vorträge und Gutachten sind keine Heilbehandlung und grundsätzlich mit 20 % steuerpflichtig. Für Supervision, Lehrtätigkeit und Selbsterfahrung im Rahmen einer Ausbildung kann dagegen die Befreiung für Privatlehrer:innen nach § 6 Abs. 1 Z 11 lit. b UStG greifen, wenn die Leistung für eine anerkannte Ausbildungseinrichtung erbracht wird; Supervision außerhalb der Ausbildung, etwa für Teams oder Einrichtungen, ist in der Regel steuerpflichtig. Die Einordnung hängt von Leistungsart und Auftraggeber ab, im Zweifel klärt sie die Steuerberatung anhand der Umsatzsteuerrichtlinien.

In der Praxis greift für die steuerpflichtigen Leistungen fast immer die Kleinunternehmerregelung nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG: Bleiben die steuerpflichtigen Umsätze unter 55.000 Euro brutto im Jahr (seit 1. Jänner 2025), und zwar sowohl im laufenden als auch im vorherigen Kalenderjahr, sind auch diese Leistungen umsatzsteuerfrei. Die nach Z 19 befreiten Heilbehandlungsumsätze zählen für diese Grenze nicht mit. Wird die Grenze um höchstens 10 % überschritten, bleibt die Befreiung bis zum Jahresende; darüber sind alle weiteren Umsätze ab diesem Zeitpunkt steuerpflichtig.

Rücklagen für SVS und Einkommensteuer

Die SVS berechnet Ihre Beiträge in den ersten drei Jahren vorläufig nach der Mindestbeitragsgrundlage, 2026 sind das 551,10 Euro im Monat, also rund 1.930 Euro Beiträge im Jahr einschließlich Unfallversicherung. Sobald der Einkommensteuerbescheid vorliegt, rechnet die SVS rückwirkend mit dem tatsächlichen Gewinn nach. Das ist die Nachbemessung, und sie kommt für das erste Jahr meist erst im dritten.

Die Beitragssätze 2026: 18,50 % Pensionsversicherung, 6,80 % Krankenversicherung, 1,53 % Selbständigenvorsorge, dazu die Unfallversicherung als fixer Betrag von rund 13 Euro im Monat. Die Unfallversicherung wird nicht nachbemessen, die Selbständigenvorsorge auch nicht, weil sie zum Zeitpunkt der Nachbemessung bereits veranlagt ist. Dazu kommt die Einkommensteuer, 2026 mit 0 % bis 13.539 Euro, 20 % bis 21.992 Euro, 30 % bis 36.458 Euro und 40 % bis 70.365 Euro Einkommen. Der Grundfreibetrag nach § 10 EStG senkt die Bemessungsgrundlage automatisch um 15 % des Gewinns bis 33.000 Euro, also um bis zu 4.950 Euro.

Zwei Planungsbeispiele

Die beiden Beispiele sind vereinfachte Planungsmodelle, keine Berechnung der SVS oder des Finanzamts. Sie gelten unter diesen Annahmen:

• Ausgangsbetrag ist der Überschuss der Einnahmen über die Betriebsausgaben vor den eigenen SVS-Beiträgen. In der EAR sind bezahlte SVS-Beiträge bereits Betriebsausgabe; wer den Gewinn aus der Buchhaltung übernimmt, muss die im Jahr bezahlten Beiträge wieder dazuzählen, sonst werden sie doppelt abgezogen.
• Es gibt nur selbständige Einkünfte, keine Anstellung daneben, und die Versicherung läuft das ganze Jahr.
• Das Ergebnis ist die gesamte Jahresbelastung. Die vorläufig schon bezahlten Beiträge des ersten Jahres sind davon abzuziehen, dann bleibt die noch fehlende Rücklage.
• Die Selbständigenvorsorge ist mit 1,53 % auf den vollen Betrag gerechnet, obwohl die SVS sie nicht nachbemisst; das rundet die Belastung leicht auf. Sonderausgaben und Absetzbeträge sind nicht berücksichtigt.

Als Planungsgröße bleiben damit rund 30 % des Überschusses vor SVS-Beiträgen. Ob das im Einzelfall reicht, hängt von der Höhe des Gewinns ab, denn der Steuertarif steigt in Stufen, außerdem von weiteren Einkünften etwa aus einer Anstellung, die den Gewinn der Praxis in höhere Stufen schieben, und von Sonderausgaben und Absetzbeträgen. Die Rücklage gehört auf ein eigenes Konto, von dem Sie im Alltag nichts abheben, und sie gehört ab dem ersten Euro Gewinn gebildet, nicht ab dem ersten Bescheid.

Was Klient:innen zurückbekommen

Für Ihre Buchhaltung spielt der Kostenzuschuss der Kasse keine Rolle: Ihr Honorar bleibt Ihre Einnahme, egal woher die Klient:in das Geld nimmt. Für das Gespräch mit Klient:innen ist es trotzdem gut zu wissen, wie hoch der Zuschuss je Sitzung ist; die Beträge stehen im Artikel zum Kostenzuschuss.

Unterlagen für die Steuerberatung

Die EAR ist überschaubar, aber spätestens bei der ersten Steuererklärung lohnt sich jemand, der freie Berufe kennt. Bringen Sie mit, was die Arbeit dort verkürzt:

• Einnahmen nach Zahlungseingang, getrennt nach Heilbehandlung und anderen Leistungen
• Ausgaben nach Kategorien, mit Belegen
• das Anlagenverzeichnis, falls Sie Anschaffungen über 1.000 Euro getätigt haben
• das Fahrtenbuch mit Kilometersumme
• die Summe der im Jahr bezahlten SVS-Beiträge (sie sind Betriebsausgabe)
• die Liste der zum 31. Dezember offenen Honorarnoten
• die Kennzahlen für das Formular E1a, wenn Ihre Software sie ausgibt

CuraDesk führt Einnahmen aus Zahlungen, Ausgaben mit Belegscanner, das Fahrtenbuch und die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zusammen und gibt die E1a-Kennzahlen aus, als CSV für die Steuerberatung.

Monatsabschluss in fünf Schritten

Einmal im Monat, eine halbe Stunde, dann bleibt das Jahresende ruhig:

1. Zahlungen zuordnen: Kontoeingänge und Barzahlungen den Honorarnoten zuweisen.
2. Offene Posten prüfen: Wer ist über der Zahlungsfrist? Erinnerung verschicken.
3. Belege ergänzen: Jede Ausgabe des Monats hat einen Beleg und eine Kategorie.
4. Fahrten erfassen: Fahrtenbuch für den Monat vervollständigen.
5. Rücklage aktualisieren: Rund 30 % des Monatsüberschusses auf das Rücklagenkonto überweisen.

Quellen

• USP: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Zufluss-Abfluss-Prinzip und Absetzung für Abnutzung
• USP: Geringwertige Wirtschaftsgüter, Grenze 1.000 Euro
• USP: Einkommensteuertarif 2026
• WKO: Gewinnfreibetrag und Grundfreibetrag
• BMF: Amtliches Kilometergeld
• WKO: Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer
• BMF: Umsatzsteuerrichtlinien zu Schulen und Privatlehrer:innen
• WKO: Beitragswesen Selbständige 2026
• SVS: Vorläufige Berechnung in den ersten drei Jahren
• SVS: Endgültige Berechnung und Nachbemessung

Werte 2026. Keine Steuerberatung; die Rechenbeispiele sind vereinfacht und gerundet. Für die eigene Zahl wenden Sie sich an eine auf freie Berufe spezialisierte Steuerberatung.