Erstgespräch in der Psychotherapie dokumentieren: Leitfaden für Österreich

Strukturierter Leitfaden für das psychotherapeutische Erstgespräch in Österreich, von der Problemerhebung über die Risikoabklärung bis zur Dokumentation. Mit Checkliste und Hinweisen zur Kassenrefundierung.

Von Christian Glatz · Juni 2026

Worum es in diesem Leitfaden geht

Das Erstgespräch legt das Fundament für die gesamte Behandlung. Hier entstehen die therapeutische Beziehung, ein erstes Verständnis des Anliegens und die Grundlage für die Indikationsstellung. Gleichzeitig ist das Erstgespräch der erste Eintrag in eine Dokumentation, die in Österreich gesetzlich vorgeschrieben ist. Dieser Leitfaden zeigt, welche Inhalte in ein Erstgespräch gehören, worauf bei der Risikoabklärung zu achten ist und wie sich das Gespräch nachvollziehbar dokumentieren lässt.

Hinweis zur Ausrichtung: Dieser Leitfaden orientiert sich an der Verhaltenstherapie beziehungsweise der kognitiven Verhaltenstherapie (KVT). Die beschriebene Struktur, etwa die Problem- und Verhaltensanalyse, folgt der verhaltenstherapeutischen Logik. Andere Psychotherapie-Methoden setzen andere Schwerpunkte. Die tiefenpsychologisch und psychoanalytisch orientierten Verfahren legen mehr Gewicht auf Biografie, Beziehung und unbewusste Konflikte, die systemischen Verfahren auf Beziehungssysteme und Kontext, die humanistischen Verfahren auf das aktuelle Erleben und die Beziehungsqualität. Sie passen den Leitfaden bitte an Ihr Fachspezifikum an.

Die Ziele des Erstgesprächs aus verhaltenstherapeutischer Sicht

Ein Erstgespräch verfolgt mehrere Ziele zugleich. Aus VT-Perspektive stehen im Vordergrund:

• eine tragfähige Arbeitsbeziehung aufbauen
• das psychische Problem und die Symptomatik erfassen
• aufrechterhaltende Bedingungen erkennen
• Risiken einschätzen
• eine vorläufige diagnostische Einordnung treffen
• die Indikation und den Rahmen klären
• Erwartungen und erste Therapieziele besprechen

Schon das Erstgespräch kann entlastend wirken, weil Klient:innen ihr Anliegen oft zum ersten Mal in einem geschützten Rahmen schildern. Diese Wirkung ersetzt jedoch keine sorgfältige Erhebung.

Strukturierter Ablauf eines Erstgesprächs

Die folgende Struktur dient als roter Faden. Sie ist kein starres Schema, sondern eine Orientierung, die Sie flexibel an die Situation anpassen.

1. Begrüßung, Rahmen und Ziel klären

Stellen Sie sich mit Ihrer geschützten Berufsbezeichnung vor und erklären Sie kurz, was im Erstgespräch passiert und was später folgt. Das gibt Sicherheit und reduziert Anspannung.

2. Anliegen und Überweisungskontext

Eine offene Einstiegsfrage öffnet den Raum für das zentrale Anliegen. Klären Sie auch, wer die Person gegebenenfalls geschickt hat und warum sie gerade jetzt kommt. Der Auslöser für den Schritt in die Therapie ist diagnostisch oft aufschlussreich.

3. Symptomatik und Problemerhebung

Erheben Sie die belastenden Emotionen, Verhaltensweisen und deren Konsequenzen. Hilfreiche Dimensionen sind Häufigkeit, Dauer, Schweregrad und die Beeinträchtigung im Alltag. Klären Sie, ob die Beschwerden erstmalig auftreten, und wenn nicht, wie sie sich zeitlich entwickelt haben.

4. Verhaltens- und Bedingungsanalyse

Dies ist der verhaltenstherapeutische Kern. Arbeiten Sie heraus, in welchen Situationen die Symptomatik auftritt, welche kognitiven Muster erkennbar sind und welche Bedingungen das Problem aufrechterhalten. Achten Sie auf Funktionalität und möglichen Krankheitsgewinn. Eine erste Verhaltensanalyse muss nicht vollständig sein, sie strukturiert aber das weitere Vorgehen.

5. Somatische Abklärung und Differenzialdiagnostik

Prüfen Sie, ob körperliche Ursachen die Beschwerden erklären oder mitbedingen könnten, etwa eine Schilddrüsenerkrankung, hormonelle Störungen, Medikamentenwirkungen oder andere internistische und neurologische Erkrankungen. Veranlassen Sie bei Bedarf eine ärztliche Abklärung.

6. Risikoabklärung

Dieser Schritt ist nicht optional. Er steht hier bewusst als eigener Abschnitt, weil er in vielen Leitfäden zu kurz kommt. Die Details folgen weiter unten.

7. Ressourcen und bisherige Bewältigung

Erfragen Sie Bewältigungsstrategien, Stärken, soziale Unterstützung und frühere Therapieerfahrungen samt deren Erfolg. Ressourcen sind für die Planung ebenso wichtig wie die Probleme.

8. Erwartungen und vorläufige Therapieziele

Klären Sie, was sich die Person konkret erhofft. Eine Frage nach dem Wunschbild in einigen Monaten macht Ziele greifbar und überprüfbar.

9. Vorläufige Diagnose und Indikation

Nehmen Sie eine vorläufige diagnostische Einordnung nach ICD-10 vor und geben Sie eine verständliche Rückmeldung. Prüfen Sie, ob eine Indikation für Ihr Verfahren besteht oder ob eine Weitervermittlung sinnvoll ist.

10. Rahmen, Setting und Kosten

Besprechen Sie Dauer, Frequenz, Honorar und in Österreich die Frage der Refundierung. Bei Wahltherapie können Klient:innen bei ihrer Krankenkasse einen Kostenzuschuss beantragen, wofür unter anderem eine ICD-10-Diagnose nötig ist. Kommunizieren Sie transparent, welche Daten zu welchem Zweck an die Kasse gehen.

11. Aufklärung, Einwilligung und Verschwiegenheit

Klären Sie über den Umgang mit Daten auf, holen Sie die Einwilligung ein und sprechen Sie die Verschwiegenheit sowie deren gesetzliche Grenzen aktiv an. Heilversprechen sind unzulässig, sachliche Information ist Pflicht.

12. Nächste Schritte und Therapiekontrakt

Fassen Sie das Gespräch zusammen, vereinbaren Sie das weitere Vorgehen und halten Sie den Therapiekontrakt fest.

Risikoabklärung: der Teil, den Sie nie auslassen dürfen

Die Risikoabklärung gehört in jedes Erstgespräch, unabhängig vom Anliegen. Sie schützt die Klient:innen, und sie schützt Sie rechtlich, weil eine sorgfältige Einschätzung dokumentiert sein muss. Drei Bereiche sind zentral.

Suizidalität

Fragen Sie Suizidalität direkt und ruhig an. Die Sorge, dass aktives Nachfragen Suizidalität erst auslöst, ist nicht belegt. Im Gegenteil entlastet ein offenes Gespräch häufig. Erheben Sie abgestuft:

• passive Lebensmüdigkeit und der Wunsch, nicht mehr zu sein
• aktive Suizidgedanken, deren Häufigkeit und Intensität
• konkrete Pläne, verfügbare Mittel und Vorbereitungen
• frühere Suizidversuche und Suizide im Umfeld
• Schutzfaktoren, Gründe für das Weiterleben, tragfähige Bindungen
• Absprachefähigkeit

Bei akuter Suizidalität braucht es einen klaren Handlungspfad: Krisenintervention, Einbindung von Bezugspersonen mit Einverständnis, Vermittlung an Krisendienste oder, bei unmittelbarer Gefahr, die Veranlassung einer stationären Aufnahme. Halten Sie regionale Notfallkontakte griffbereit.

Selbst- und Fremdgefährdung

Erheben Sie selbstverletzendes Verhalten, dessen Funktion und Häufigkeit, sowie Hinweise auf Fremdgefährdung. Bei konkreter Gefahr für Dritte sind die berufsrechtlichen Grenzen der Verschwiegenheit zu beachten. Dokumentieren Sie Ihre Einschätzung und die daraus abgeleiteten Schritte nachvollziehbar.

Substanzkonsum

Erfragen Sie Konsum von Alkohol, Nikotin, Medikamenten mit Abhängigkeitspotenzial und illegalen Substanzen. Relevant sind Konsummuster, Menge, Frequenz, Hinweise auf Abhängigkeit und der Zusammenhang mit der Symptomatik. Konsum kann Beschwerden verursachen, verstärken oder maskieren und beeinflusst die Indikation sowie eine mögliche Mitbehandlung.

Dokumentation der Risikoabklärung: Halten Sie fest, dass Sie Suizidalität, Selbst- und Fremdgefährdung sowie Konsum erhoben haben, was die Einschätzung ergeben hat und welche Schritte Sie veranlasst haben. Auch ein unauffälliger Befund gehört dokumentiert. Eine fehlende Notiz lässt sich im Nachhinein nicht von einer unterlassenen Abklärung unterscheiden.

Was in die Dokumentation des Erstgesprächs gehört

In Österreich besteht eine gesetzliche Dokumentationspflicht. Die Dokumentation des Erstgesprächs sollte mindestens enthalten:

• Datum, Setting und Rahmen des Gesprächs
• Anliegen, Überweisungskontext und Symptomatik
• erste Verhaltens- und Bedingungsanalyse
• Ergebnis der somatischen Abklärung beziehungsweise veranlasste Schritte
• die vollständige Risikoabklärung samt Einschätzung und Konsequenzen
• Ressourcen und bisherige Behandlungen
• vorläufige Diagnose nach ICD-10 und Indikation
• vereinbarte Ziele, Rahmen und nächste Schritte
• erteilte Aufklärung und eingeholte Einwilligungen

Dokumentieren Sie zeitnah, sachlich und unterscheidbar zwischen Beobachtung, Aussage der Klient:in und eigener Einschätzung. Gesundheitsdaten sind besonders sensibel und müssen entsprechend sicher verarbeitet und aufbewahrt werden.

Wie sich andere Therapieschulen unterscheiden

Der oben beschriebene Ablauf ist verhaltenstherapeutisch geprägt. Zur Einordnung einige Unterschiede in der Schwerpunktsetzung:

• Tiefenpsychologisch und psychoanalytisch orientierte Verfahren richten den Blick stärker auf die Biografie, auf wiederkehrende Beziehungsmuster, Übertragung und unbewusste Konflikte. Die Struktur ist offener, das szenische Verstehen wichtiger als eine frühe Symptomliste.
• Systemische Verfahren betrachten das Anliegen im Kontext von Beziehungen und Systemen. Zirkuläre Fragen, Auftragsklärung und die Frage, wer am Problem und an einer Veränderung beteiligt ist, stehen im Vordergrund.
• Personzentrierte und andere humanistische Verfahren betonen das aktuelle Erleben und die Beziehungsqualität. Die Haltung von Empathie, Echtheit und Wertschätzung trägt das Erstgespräch stärker als ein vorgegebener Erhebungsplan.

Die Risikoabklärung bleibt in allen Verfahren gleichermaßen verpflichtend.

Dokumentation mit Vorlagen und Praxissoftware

Eine strukturierte Vorlage erleichtert das Erstgespräch und sorgt dafür, dass kein Punkt vergessen wird, auch nicht die Risikoabklärung. CuraDesk bietet dafür Sitzungsdokumentation mit Vorlagen nach Berufsgruppe und Methode, die sich an das eigene Verfahren anpassen lassen. Die Inhalte werden Ende-zu-Ende verschlüsselt gespeichert, was dem besonderen Schutzbedarf von Gesundheitsdaten entspricht. So bleibt die Dokumentation vollständig, nachvollziehbar und sicher.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein Erstgespräch?

Üblich sind 50 bis 90 Minuten. Entscheidend ist, dass Anliegen, Risikoabklärung und Rahmen ausreichend Platz haben.

Muss die Risikoabklärung auch bei unauffälligem Anliegen erfolgen?

Ja. Suizidalität, Selbst- und Fremdgefährdung sowie Konsum werden grundsätzlich erhoben und dokumentiert, auch wenn der Befund unauffällig ist.

Übernimmt die Kasse das Erstgespräch in Österreich?

Bei Vertragstherapie wird die Behandlung je nach Kasse übernommen, bei Wahltherapie ist ein Kostenzuschuss möglich. Für den Zuschuss ist unter anderem eine ICD-10-Diagnose erforderlich.

Wie ausführlich muss die Dokumentation sein?

So ausführlich, dass eine fachkundige Person den Verlauf und die getroffenen Einschätzungen nachvollziehen kann, mit besonderem Augenmerk auf der Risikoabklärung.

Anmerkung: Dieser Artikel dient der Information und ersetzt keine rechtliche, medizinische oder fachspezifische Beratung. Maßgeblich sind die Vorgaben Ihres Berufsrechts, Ihres Fachspezifikums und der zuständigen Stellen.