Nachlass und Praxisaufgabe. Was mit der Dokumentation passiert, wenn Sie ausfallen

Aufbewahrungspflicht und Verschwiegenheit überdauern den Tod, Erb:innen haben kein Einsichtsrecht. Wie die Meldung der Dokumentationsaufbewahrung funktioniert und warum bei verschlüsselten Systemen der Zugang eigens geregelt werden muss.

Von Christian Glatz · Zuletzt aktualisiert: Juli 2026

Bei der Praxisgründung wird an vieles gedacht. An den Fall, dass die Praxis von einem Tag auf den anderen nicht weitergeführt werden kann, meist nicht. Dabei ist gerade dieser Fall in Österreich klar geregelt, und es gibt ein Formular dafür.

Dieser Artikel behandelt drei Fragen: Was passiert rechtlich mit der Dokumentation, wenn Sie ausfallen. Wie benennen Sie zu Lebzeiten eine Person, die sie übernimmt. Und warum bei verschlüsselter Software ein zusätzlicher Schritt nötig ist, den man leicht vergisst.

Die praktische Umsetzung des Datenschutzes im laufenden Betrieb behandelt der Artikel Datenschutz praktisch umsetzen.

Die Pflicht überdauert Sie

Zwei Berufspflichten enden nicht mit dem Ende Ihrer Berufstätigkeit:

Die Aufbewahrung. § 44 PThG 2024 schreibt vor, die Dokumentation zehn Jahre ab Behandlungsende aufzubewahren und danach unwiederbringlich zu vernichten. Diese Frist läuft weiter, auch wenn Sie in Pension gehen, den Beruf wechseln oder sterben. Bei einer Behandlung, die 2026 endet, reicht sie bis 2036.

Die Verschwiegenheit. § 45 PThG 2024 verpflichtet Sie und Ihre Hilfspersonen zur Verschwiegenheit über alles, was Ihnen in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist. Diese Pflicht überdauert den Tod. Was Klient:innen Ihnen erzählt haben, bleibt geschützt, unabhängig davon, ob Sie noch leben.

Aus der Kombination folgt eine Lage, die auf den ersten Blick unpraktisch wirkt: Die Unterlagen müssen zehn Jahre erhalten bleiben, dürfen aber nicht in beliebige Hände gelangen.

Erb:innen haben kein Einsichtsrecht

Das ist der Punkt, der am häufigsten falsch eingeschätzt wird. Ihre Erb:innen treten in Ihr Vermögen ein, nicht in Ihre Berufspflichten. Sie erhalten damit kein Recht, in die Dokumentation zu sehen.

Praktisch bedeutet das: Wenn Angehörige nach einem Todesfall die Praxis ausräumen und dabei Akten durchsehen oder auch nur mitnehmen, verletzt das die Verschwiegenheit gegenüber Ihren Klient:innen. Dass sie es in guter Absicht tun, ändert daran nichts. Ebenso wenig darf die Dokumentation einfach entsorgt werden, denn die Aufbewahrungsfrist läuft noch.

Ohne Regelung entsteht also eine Situation, in der Angehörige gar nichts richtig machen können. Genau deshalb lohnt der Aufwand, das vorher zu klären.

Der vorgesehene Weg: Meldung der Dokumentationsaufbewahrung

Für den Todesfall gibt es in Österreich ein eigenes Verfahren. Sie benennen zu Lebzeiten eine Person, die die Dokumentation übernimmt und weiter aufbewahrt, und melden das dem Gesundheitsressort. Das Formular dafür stellt das Sozialministerium bereit.

Wie es funktioniert:

1. Person finden. In der Regel eine Berufskolleg:in, die selbst der Verschwiegenheitspflicht unterliegt. Gegenseitige Vereinbarungen sind verbreitet: Sie übernehmen füreinander. Der Landesverband ist bei der Suche eine gute Anlaufstelle.
2. Zustimmung einholen. Die benannte Person muss zustimmen. Ohne Zustimmung geht es nicht, und sie kann die Zustimmung später schriftlich widerrufen. Prüfen Sie deshalb gelegentlich, ob die Vereinbarung noch steht.
3. Melden. Das ausgefüllte Formular an das Gesundheitsressort schicken. Damit ist im Ernstfall aktenkundig, wer zuständig ist, und Angehörige müssen nicht improvisieren.

Die übernehmende Person führt die Aufbewahrung bis zum Ende der Zehnjahresfrist fort. Auf Verlangen ist die Dokumentation an die behandelte Person auszuhändigen, ebenso an eine gesetzliche Vertretung, eine vorsorgebevollmächtigte Person oder jemanden, den die behandelte Person dazu ermächtigt hat. Die Aufbewahrung darf in geeigneter automationsunterstützter Form erfolgen, digital ist also zulässig.

Nicht nur der Todesfall

Die Meldung deckt den Tod ab. Es gibt aber drei weitere Fälle, die häufiger eintreten und für die eigene Überlegungen nötig sind:

Praxisaufgabe oder Pensionierung. Die Aufbewahrungspflicht bleibt bei Ihnen. Sie können die Unterlagen also nicht mit der Praxis abgeben, sondern müssen sie weiter verwahren und die Löschfristen im Blick behalten. Für eine digitale Dokumentation heißt das: ein Export in einem Format, das Sie auch ohne laufendes Softwareabo noch öffnen können.

Längere Krankheit oder Unfall. Hier geht es weniger um die Akten als um die laufenden Behandlungen. Klient:innen mitten in einem Prozess brauchen Information und, wenn nötig, eine Weiterbehandlung. Eine Absprache mit einer Kolleg:in, wer im Fall eines mehrwöchigen Ausfalls die Klient:innen kontaktiert, ist schnell getroffen und im Ernstfall viel wert.

Praxisübergabe an eine Nachfolger:in. Ein Wechsel der behandelnden Person ist keine Übergabe der Akten. Bestehende Dokumentation darf die Nachfolger:in nur mit Einwilligung der jeweiligen Klient:in einsehen. Das ist pro Person zu klären, nicht pauschal beim Praxiskauf.

Der Zugang: der Schritt, der bei Verschlüsselung fehlt

Hier muss ich etwas benennen, das gegen die Bequemlichkeit spricht, gerade weil ich selbst verschlüsselte Software baue. Starke Verschlüsselung heißt: ohne Schlüssel keine Daten. Für niemanden. Auch nicht für die Person, die Ihre Dokumentation übernehmen soll.

Wenn Ihre Dokumentation Ende-zu-Ende verschlüsselt ist und das Passwort ausschließlich in Ihrem Kopf existiert, ist sie nach Ihrem Tod verloren. Die Aufbewahrungspflicht ist dann nicht erfüllbar, und Klient:innen kommen nicht mehr an ihre Unterlagen, obwohl sie ein Recht darauf haben. Dasselbe gilt für die verschlüsselte Festplatte, deren Wiederherstellungsschlüssel niemand kennt, und für ein Konto, das nur mit Ihrem Handy als zweitem Faktor zugänglich ist.

Das ist kein Argument gegen Verschlüsselung, sondern eines dafür, den Zugang bewusst zu regeln:

• Regelmäßige Exporte der Dokumentation, gesichert an einem Ort, den die benannte Person im Ernstfall erreicht. Etwa eine verschlüsselte Festplatte, deren Zugang bei Ihren Nachlassunterlagen liegt.
• Wiederherstellungsschlüssel und Passwörter offline hinterlegen: ausgedruckt an einem sicheren Ort, bei einer Notar:in, oder über die Notfallzugriff-Funktion eines Passwortmanagers.
• Zweite Faktoren mitdenken. Backup-Codes gehören in dieselbe Ablage wie die Passwörter, sonst scheitert der Zugriff am fehlenden Gerät.
• Einmal jährlich prüfen, ob die Vereinbarung noch gilt und die hinterlegten Zugänge aktuell sind. Ein Passwort, das Sie vor drei Jahren geändert haben, macht die Ablage wertlos.

Verantwortlich für Dokumentation und Aufbewahrung sind und bleiben Sie, nicht Ihre Software. Deshalb ist ein eigener, unabhängiger Export außerhalb des Systems kein Misstrauen gegenüber dem Anbieter, sondern schlicht der Teil, den nur Sie erledigen können.

Was Klient:innen wissen sollten

In der Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO informieren Sie ohnehin über Speicherdauer und Empfänger. Ein Satz dazu, was im Fall Ihres Ausfalls mit den Unterlagen passiert, gehört sinnvollerweise dorthin. Er kostet eine Zeile und nimmt eine Frage vorweg, die sonst niemand stellt und alle beschäftigt.

Checkliste

• Kolleg:in für die Dokumentationsübernahme gefunden, Zustimmung eingeholt
• Meldung der Dokumentationsaufbewahrung an das Gesundheitsressort geschickt
• Absprache für längeren Ausfall durch Krankheit getroffen
• Regelmäßiger Export der Dokumentation in ein offen lesbares Format
• Export an einem Ort, den die benannte Person erreicht
• Passwörter, Wiederherstellungsschlüssel und Backup-Codes offline hinterlegt
• Hinweis zum Ausfall in der Datenschutzinformation ergänzt
• Jährliche Prüfung im Kalender eingetragen

Quellen

• Psychotherapiegesetz 2024 (PThG 2024, BGBl. I Nr. 49/2024), §§ 44 und 45: RIS
• Meldung der Dokumentationsaufbewahrung, Formular und Information: sozialministerium.gv.at
• Verschwiegenheitspflicht, Information des Sozialministeriums: sozialministerium.gv.at
• Art. 13 und Art. 15 DSGVO (Information und Auskunftsrecht): eur-lex.europa.eu
• Praxisführung und Serviceinformationen der Landesverbände: psychotherapie.at

Stand: Juli 2026. Dieser Artikel ist eine fachliche Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.

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