Praxisaufgabe und unerwarteter Ausfall: So bereiten Sie die Aufbewahrung Ihrer Dokumentation vor
Aufbewahrungspflicht und Verschwiegenheit überdauern den Tod, Erb:innen haben kein Einsichtsrecht. Die Meldung der Dokumentationsaufbewahrung, der Unterschied zwischen Export, Sicherung und Lesbarkeit, und eine Vorsorgeübersicht zum Ausfüllen.
Von Christian Glatz · Veröffentlicht: Juli 2026
Bei der Praxisgründung wird an vieles gedacht. An den Fall, dass die Praxis von einem Tag auf den anderen nicht weitergeführt werden kann, meist nicht. Dabei ist gerade dieser Fall in Österreich klar geregelt, und es gibt ein Formular dafür. Dieser Artikel führt durch die Vorsorge in fünf Schritten und endet mit einer Übersicht zum Ausfüllen.
Die praktische Umsetzung des Datenschutzes im laufenden Betrieb behandelt der Artikel Datenschutz in der Therapiepraxis umsetzen.
Geplante Schließung und unerwarteter Ausfall
Zwei Berufspflichten enden nicht mit dem Ende Ihrer Berufstätigkeit:
Die Aufbewahrung. § 44 PThG 2024 schreibt vor, die Dokumentation zehn Jahre ab Behandlungsende aufzubewahren und danach unwiederbringlich zu vernichten. Diese Frist läuft weiter, auch wenn Sie in Pension gehen, den Beruf wechseln oder sterben. Bei einer Behandlung, die 2026 endet, reicht sie bis 2036.
Die Verschwiegenheit. § 45 PThG 2024 verpflichtet Sie und Ihre Hilfspersonen zur Verschwiegenheit über alles, was Ihnen in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist. Diese Pflicht überdauert den Tod.
Daraus folgen vier Situationen, die unterschiedlich zu regeln sind:
| Situation | Was mit der Dokumentation passiert | Was vorher zu regeln ist |
|---|---|---|
| Geplante Praxisaufgabe oder Pensionierung | Sie bleiben selbst aufbewahrungspflichtig, bis die Zehnjahresfrist jeder Akte abgelaufen ist | Export in ein Format, das Sie ohne laufendes Softwareabo öffnen können; Löschfristen im Kalender |
| Längere Krankheit oder Unfall | Die Akten bleiben, wo sie sind; das Problem sind die laufenden Behandlungen | Absprache mit einer Kolleg:in, wer Klient:innen informiert und bei Bedarf weiterbehandelt |
| Praxisübergabe an eine Nachfolger:in | Keine Übergabe der Akten. Die Nachfolger:in darf bestehende Dokumentation nur mit Einwilligung der jeweiligen Klient:in einsehen | Einwilligungen einzeln einholen, nicht pauschal beim Praxiskauf |
| Todesfall | Die Aufbewahrung geht auf eine von Ihnen benannte Person über | Meldung der Dokumentationsaufbewahrung (nächster Abschnitt) und geregelter Zugang |
Ein Punkt wird am häufigsten falsch eingeschätzt: Ihre Erb:innen treten in Ihr Vermögen ein, nicht in Ihre Berufspflichten. Sie erhalten kein Recht, in die Dokumentation zu sehen. Räumen Angehörige nach einem Todesfall die Praxis aus und sehen dabei Akten durch, verletzt das die Verschwiegenheit, auch in guter Absicht. Entsorgen dürfen sie die Akten ebenfalls nicht, weil die Frist noch läuft. Ohne Regelung können Angehörige also gar nichts richtig machen.
Zuständigkeit: die Meldung der Dokumentationsaufbewahrung
Für den Todesfall gibt es ein eigenes Verfahren. Sie benennen zu Lebzeiten eine Person, die die Dokumentation übernimmt und weiter aufbewahrt, und melden das dem Gesundheitsministerium. Das Formular heißt „Meldung der Dokumentationsaufbewahrung" und steht als Word-Datei auf der Seite des Ministeriums; die Zustelladresse steht auf dem Formular.
- Person finden. In der Regel eine Berufskolleg:in, die selbst der Verschwiegenheitspflicht unterliegt. Gegenseitige Vereinbarungen sind verbreitet: Sie übernehmen füreinander. Der Landesverband ist bei der Suche eine gute Anlaufstelle.
- Zustimmung einholen. Die benannte Person muss zustimmen und kann die Zustimmung später schriftlich widerrufen. Prüfen Sie deshalb jährlich, ob die Vereinbarung noch steht.
- Melden. Das ausgefüllte Formular an das Ministerium schicken. Damit ist im Ernstfall aktenkundig, wer zuständig ist.
Die übernehmende Person führt die Aufbewahrung bis zum Ende der Zehnjahresfrist fort und händigt die Dokumentation auf Verlangen an die behandelte Person aus, ebenso an eine gesetzliche Vertretung oder eine von der Klient:in ermächtigte Person. Die Aufbewahrung darf digital erfolgen.
Dokumentationsbestand: wissen, was wo liegt
Die benannte Person kann nur übernehmen, was sie findet. Deshalb gehört zur Vorsorge eine Bestandsliste:
- Papierakten: welcher Schrank, welcher Schlüssel, welche Jahrgänge.
- Digitale Dokumentation in einer Praxissoftware: welcher Anbieter, welches Konto, wo die Exporte liegen.
- Dateien auf dem Rechner: welche Ordner, ob die Platte verschlüsselt ist.
- Honorarnoten und Buchhaltung: liegen meist woanders und unterliegen der siebenjährigen Frist der Bundesabgabenordnung, nicht der Zehnjahresfrist.
- Alte Bestände aus früheren Systemen oder einer früheren Praxis, die oft vergessen werden.
Zugang und Sicherung: der Schritt, der bei Verschlüsselung fehlt
Hier muss ich etwas benennen, das gegen die Bequemlichkeit spricht, gerade weil ich selbst verschlüsselte Software baue. Starke Verschlüsselung heißt: ohne Schlüssel keine Daten. Für niemanden, auch nicht für die Person, die Ihre Dokumentation übernehmen soll.
Ist Ihre Dokumentation Ende-zu-Ende verschlüsselt und das Passwort existiert nur in Ihrem Kopf, ist sie nach Ihrem Tod verloren. Dasselbe gilt für die verschlüsselte Festplatte ohne hinterlegten Wiederherstellungsschlüssel und für ein Konto, das nur mit Ihrem Handy als zweitem Faktor zugänglich ist. Das ist kein Argument gegen Verschlüsselung, sondern eines dafür, den Zugang bewusst zu regeln. Drei Begriffe, die dabei auseinanderzuhalten sind:
Export ist die Kopie der Dokumentation außerhalb der Software, im Klartext. Er macht die Daten unabhängig vom Anbieter, vom Abo und vom Passwort. Ein Export ist selbst schutzbedürftig, weil er entschlüsselt ist, und gehört deshalb auf eine verschlüsselte Platte.
Sicherung ist der Schutz vor Verlust: mehrere Kopien, davon eine außer Haus. Eine Sicherung des verschlüsselten Systems nützt der übernehmenden Person nichts, wenn sie den Schlüssel nicht hat. Was gesichert werden muss, ist der Export.
Lesbarkeit ist die Frage, ob die Dateien in zehn Jahren noch zu öffnen sind. Offene Formate wie PDF, HTML und CSV sind sicherer als das Format eines einzelnen Anbieters. Ein Export, den nur die Software lesen kann, die es dann nicht mehr gibt, ist keine Vorsorge.
Daraus ergibt sich die Routine:
- Regelmäßiger Export in offene Formate, mindestens vierteljährlich und nach jedem Behandlungsabschluss.
- Der Export liegt auf einer verschlüsselten Platte, deren Zugang bei den Nachlassunterlagen hinterlegt ist.
- Passwörter, Wiederherstellungsschlüssel und Backup-Codes des zweiten Faktors offline an einem Ort, den die benannte Person im Ernstfall erreicht: ausgedruckt im Safe, bei einer Notar:in oder über die Notfallzugriff-Funktion eines Passwortmanagers. Zugangsdaten gehören nicht in die Vorsorgeübersicht selbst, sondern in diese gesondert geschützte Ablage; die Übersicht sagt nur, wo sie liegt.
Verantwortlich für Dokumentation und Aufbewahrung sind und bleiben Sie, nicht Ihre Software. Ein eigener, unabhängiger Export außerhalb des Systems ist kein Misstrauen gegenüber dem Anbieter, sondern der Teil, den nur Sie erledigen können.
Regelmäßige Überprüfung
Eine Vorsorge, die vor drei Jahren gestimmt hat, ist heute oft wertlos: Das Passwort wurde geändert, die Kolleg:in ist in Pension, der Export ist vom letzten Jahr. Deshalb einmal jährlich, am besten mit einem festen Kalendereintrag:
- Gilt die Vereinbarung mit der benannten Person noch?
- Stimmen die hinterlegten Passwörter, Schlüssel und Backup-Codes?
- Ist der letzte Export aktuell und lässt er sich öffnen?
- Ist die Bestandsliste vollständig?
In der Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO informieren Sie ohnehin über Speicherdauer und Empfänger. Ein Satz dazu, was im Fall Ihres Ausfalls mit den Unterlagen passiert, gehört sinnvollerweise dorthin.
Vorsorgeübersicht zum Ausfüllen
Kopieren Sie die Tabelle in ein Dokument, füllen Sie sie aus und legen Sie sie zu den Nachlassunterlagen. Zugangsdaten gehören nicht hinein, nur der Hinweis, wo sie liegen.
| Frage | Eintrag |
|---|---|
| Wer übernimmt die Dokumentationsaufbewahrung? (Name, Kontakt) | |
| Wann wurde die Meldung an das Ministerium geschickt? | |
| Wer informiert die laufenden Klient:innen bei längerem Ausfall? | |
| Wo liegen die Papierakten? (Ort, Schlüssel) | |
| Welche Praxissoftware wird genutzt, unter welchem Konto? | |
| Wo liegt der aktuelle Export, von wann ist er? | |
| Wo liegen Passwörter, Wiederherstellungsschlüssel und Backup-Codes? (nur der Ort) | |
| Welche Schritte sind im Ernstfall in welcher Reihenfolge vorgesehen? | |
| Wo liegen Honorarnoten und Buchhaltungsunterlagen, bis wann aufzubewahren? | |
| Wann wurde diese Übersicht zuletzt geprüft? |
Quellen
- Psychotherapiegesetz 2024 (PThG 2024, BGBl. I Nr. 49/2024), §§ 44 und 45: RIS
- Formular „Meldung der Dokumentationsaufbewahrung", Gesundheitsministerium: sozialministerium.gv.at (Word-Datei)
- Bundesabgabenordnung § 132, siebenjährige Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen: RIS
- Art. 13 und Art. 15 DSGVO: eur-lex.europa.eu
- Praxisführung, Serviceinformationen der Landesverbände, etwa Kärntner Landesverband für Psychotherapie
Stand: 10. September 2026. Dieser Artikel ist eine fachliche Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.
Export und Sicherung in CuraDesk
CuraDesk exportiert die Klient:innenakten als HTML und JSON, die Honorarnoten als PDF und die Buchhaltung als CSV, alles in einer Vollsicherung der Praxis als ZIP-Datei, die Sie im Browser öffnen können, auch ohne CuraDesk. Die Inhalte im System sind Ende-zu-Ende verschlüsselt; ein Wiederherstellungscode ersetzt das vergessene Passwort, aber niemand außer Ihnen kann die Daten lesen. Deshalb bleibt der Export Ihre Aufgabe, und die Aufbewahrung Ihre Verantwortung. Die Exportmöglichkeiten im Überblick stehen unter Funktionen.